En la presente columna Héctor Torres hablará de la importancia que tiene en la actualidad para el mercado latinoamericano el concepto “gerencia efectiva de la seguridad”.
por Héctor R. Torres, PhD, CPP, CFE, CHS
Un saludo fraternal desde Puerto Rico para todos los colegas y lectores de esta columna. Es un placer compartir nuevamente con ustedes. En la columna de hoy hablaremos sobre la gerencia efectiva de la Seguridad. Como referencia de este tema podemos basarnos en uno de los mejor libros sobre la gerencia efectiva titulado El Ejecutivo Efectivo por Peter F. Drucker, uno de los grandes pensadores sobre la gerencia. Aunque este libro fue publicado en el 1966, el mismo contiene principios que continúan siendo aplicables al día de hoy y en especial a la gerencia de la seguridad.
¿Gerencia Eficiente o Efectiva?
Como he recalcado en columnas anteriores, la competitividad y la volatilidad del medio ambiente global de negocios en el Siglo 21 requiere que los programas de seguridad apoyen los objetivos y las metas estratégicas de una organización. Pero las preguntas de rigor inmediatamente vienen a la mente. ¿Programas eficientes o efectivos? ¿Gerentes eficientes o efectivos? Los términos no significan lo mismo ni se escriben igual.
Drucker decía que la eficiencia es hacer las cosas correctamente mientras que la efectividad es hacer las cosas correctas. Para las personas que hacen trabajos manuales, la eficiencia es suficiente pero para el mundo negocios de este siglo se requiere lo que Drucker define como trabajadores de conocimiento. Para los trabajadores de conocimiento la efectividad es más importante que la eficiencia.
Un gerente es un trabajador de conocimiento que es responsable por sus contribuciones (decisiones y acciones) que tienen un impacto significativo en el desempeño y los resultados de una organización. Esto es lo que los convierten potencialmente en gerentes efectivos. Según Drucker, los gerentes efectivos tienen cinco importantes atributos: manejan bien el tiempo; se enfocan en las contribuciones y los resultados; construyen sobre las fortalezas; establecen las prioridades correctas y toman decisiones correctas.
El Manejo del Tiempo
Drucker nos señala que tiempo es el recurso mas escaso y si no se sabe manejar no se puede manejar nada. El suministro del tiempo es inelástico, o sea, el tiempo como recurso es perecedero, es irreemplazable y no puede ser almacenado. Todo trabajo a realizarse en una empresa requiere una cantidad de tiempo.
Para aprender manejar el tiempo, Drucker enseña un proceso de tres importantes pasos: registro del tiempo, manejo del tiempo y consolidación del tiempo. Cuando registramos el tiempo que nos podemos dar cuenta como utilizamos este escaso recurso. Cuando manejamos el tiempo adecuadamente, el mismo se utiliza con mayor efectividad.
Cuando consolidamos el tiempo, fusionamos el tiempo ahorrado para lograr otras metas. Mucho tiempo se pierde por la falta de un sistema establecido, por el exceso de personal, la mala estructura organizacional, y el mal uso de la información. Todos los que hemos sufrido en reuniones maratónicas podemos entender estos conceptos.
Enfoque en las contribuciones y los resultados
Drucker en su libro nos resalta que un gerente efectivo se enfoca en contribuir y lograr los resultados deseados para la organización en vez de en el esfuerzo requerido. Para lograr estas contribuciones y lograr los resultados los gerentes deben entender los cuatro requisitos básicos de las relaciones humanas efectivas: la comunicación, el trabajo en equipo, el desarrollo del gerente y el desarrollo de sus seguidores.
Construir sobre las fortalezas
"En toda área de efectividad dentro de una organización, se debe alimentar las oportunidades y no a los problemas” (Drucker, 1966, p. 98). Con esta cita tomada de su libro El Ejecutivo Efectivo, Drucker nos señala que los gerentes efectivos construyen sobre las fortalezas y hacen las debilidades irrelevantes. Drucker nos presenta cuatro reglas para construir sobre las fortalezas:
1. Asegurar que el trabajo o tarea a realizarse este bien diseñado.
2. Asegurar que el trabajo o tarea a realizarse sea un reto.
3. establecer una política para medir el desempeño.
4. Lidiar con las debilidades con la excepción de la debilidad de carácter y la integridad.
Establecer las prioridades correctas
Según Drucker, los gerentes efectivos establecen las prioridades correctas y las sostienen firmemente. Se concentran en las áreas donde el desempeño superior producirá resultados sobresalientes. Los gerentes efectivos también identifican las tareas que no valen el esfuerzo en realizarse. Drucker decía que las tareas que no contribuyen directamente al éxito deben ser abandonadas. Jack Welch, el mejor Oficial Principal ejecutivo de la firma General Electric siguió esta practica cuando se deshizo de aquellos negocios que no podía ser número uno o dos en sus industrias.
Tomar las decisiones correctas
“Ninguna decisión ha sido tomada a menos que, al llevarse a cabo en pasos específicos, se convierta en una tarea asignada y la responsabilidad de alguien. Hasta que esto no ocurra, solo son buena intenciones” (Drucker, 1966, p. 136). Para la toma de decisiones correctas Drucker nos enseña su proceso de toma de decisiones:
1. Determinar si el problema es genérico o único en su clase.
2. Especificar los objetivos de la decisión y las condiciones que necesita satisfacer.
3. Determinar la solución correcta que satisface la especificaciones y las condiciones.
4. Convertir la decisión en acción.
5. Establecer un proceso de evaluación para medir y comparar los resultados con las expectativas.
“La primer regla en la toma de decisiones es que una persona no toma una decisión a menos que exista un desacuerdo” (Drucker, 1966, p. 148). Drucker nos recalca que una decisión es un juicio, una elección entre las alternativas. Muchas decisiones pueden crear desacuerdos en vez de consenso. Pero los mismos desacuerdos nos proveen alternativas adicionales y estimulan la imaginación.
Para concluir, Drucker nos explica que la efectividad puede y debe ser aprendida por todos los gerentes. La efectividad de los gerentes es la mayor esperanza para que nuestro mundo moderno sea productivo económicamente y socialmente viable. Y nos existe una mayor necesidad para esto que en la gerencia de la seguridad. Les invito a sigan compartiendo sus ideas e inquietudes del mundo y la gerencia de seguridad. ¡Un abrazo y hasta la próxima!
