México. En la actualidad, las empresas de todos los tamaños tienen que gestionar toda la información que se genera día a día, como los datos de clientes, proveedores, colaboradores, etc. Sin embargo, y aunque se tenga un software avanzado para indexar y administrar todos los datos, existe la posibilidad de que uno o más documentos se pierdan y sean ilocalizables después de cualquier desastre tecnológico. Si esto sucede, la confianza de clientes se puede debilitar; la productividad y los ingresos pueden verse gravemente amenazados.
Existen situaciones en que las empresas pueden tener fallos y caídas en sus sistemas críticos del negocio y estas fallas pueden tener costos devastadores directos e indirectos para el negocio. Frente a esto, Ricoh Mexicana, empresa tecnológica global ofrece tres recomendaciones para tener un sólido plan para contar con la información disponible ante cualquier desastre tecnológico:
Digitaliza la información: Se tiende a pensar que la información digital es la principal fuente con la que trabajan las empresas. Los datos que se generan en redes sociales y las transacciones digitales – incluyendo el Big Data –, junto con la información digitalmente nativa son los principales responsables de que la información digital crezca y se multiplique exponencialmente. Sin embargo, incluso hoy en día, el 95% de la información que maneja una empresa se encuentra en documentos almacenados en papel.
Por ello, la mejor estrategia que se puede implementar es transformar estos documentos en papel en documentos digitales. Para una correcta transformación se debe tener en cuenta que los documentos digitales forman parte de procesos de negocio, donde muchas veces es el documento en papel el centro del proceso.
Lo ideal es crear el documento digital desde el origen – lo que sería un documento digital nativo, o lo más cercano posible a su creación, para poder incorporarlo al circuito digital lo más temprano posible y que, a su vez, el documento en papel tenga la menor vida posible.
Tener la información 100% resguardada: Frente a cualquier eventualidad que surja, las empresas deben tener la capacidad de ofrecer una respuesta ágil y rápida para localizar la información necesaria lo más pronto posible. Resguardar al 100% la información de la compañía y de todos los departamentos hará que el negocio siga en funcionamiento y no genere perdidas monetarias.
Contar con estrategias para asignar recursos durante la recuperación de la información: Es crucial que los departamentos de TI prioricen los sistemas orientados al cliente y otros aspectos críticos para el negocio, mientras que ciertos datos (como los archivos de correo electrónico) pueden esperar un poco más de tiempo. Al establecer las prioridades durante la recuperación de información, la continuidad del negocio debe ser primordial. A veces, mientras ciertos sistemas de TI están inactivos, la empresa todavía puede operar a través de procesos manuales o alternativos por períodos de tiempo razonables. Cuando ese sea el caso, otros sistemas - los que no pueden operar en cualquier forma alternativa - deben tener prioridad.
El Plan de Recuperación de Desastres debe ser decisivo: Lo que el área de TI tiene que saber sobre los desastres tecnológicos, es que realmente no importa qué tipo de incidente está afectando a su negocio, lo que lo convierte en un verdadero desastre es el impacto que tenga. Y para determinar cómo responder, los encargados del área TI necesitan hacerse la siguiente pregunta: "¿Cuánto tiempo se tarda en restaurar el sistema?". Es por ello que es necesario tener una supervisión continua. Se tienen que analizar que documentos y programas se verán mayor afectados y cuánto tiempo tardarán en ser restaurados. Es necesario realizar una evaluación completa de lo cómo se ve el rendimiento de los programas en circunstancias normales, y sólo así se podrá juzgar el daño en una emergencia y estimar lo que se necesita para recuperarse.
Los departamentos de TI son, sin duda, una parte importante para la recuperación y restauración de programas e información que pudo verse afectada luego de un desastre tecnológico. Tener un plan de contingencia ayudará a toda la compañía a actuar de manera rápida para no tener pérdidas en el negocio. Pero, si el departamento de TI no cuenta con el tiempo para implementar adecuadamente un plan de acción, vale la pena considerar externalizar la gestión de reparación de sistemas. Por otro lado, las empresas deberán también asesorar a sus colaboradores para que cuanto un caso así suceda, se centren en actividades estrategias para no perder nada valioso dentro de la compañía.
