En esta segunda entrega de los proyectos en seguridad electrónica desarrollaremos en firme toda la teoría de la gerencia de proyectos, la cual está basada en las buenas prácticas para la gerencia de proyectos, desarrolladas por el PMI®.por Henry Rivera*
Para iniciar se presenta la matriz de procesos desarrollada de por el PMI®, la cual está compuesta por los cinco procesos gerenciales y nueve áreas del conocimiento, cada una éstas se integran y desarrollan una serie de subprocesos para cada una de los componentes de la matriz.
Esta matriz la presentamos a continuación y a lo largo de esta entrega se desarrollarán los procesos gerenciales, las áreas del conocimiento que se involucran para la formación de los subprocesos, de tal manera que se tenga claro cómo es el manejo de esta matriz y qué es lo que representa.
Los procesos gerenciales y las áreas del conocimiento que se desarrollan para una buena administración de proyectos están contemplados en una matriz que ha desarrollado el PMI® en su libro PMBOK 2008, la cual puede ser tomada como referencia para profundizar los conocimientos en gerencia de proyectos. Los números que se encuentran en cada cuadrante identifica la cantidad de subprocesos que se generan por cada área del conocimiento en determinado proceso gerencial.
Cinco procesos
Iniciación: En estos procesos se relacionan todas aquellas faces para la autorización del proyecto. Consta de un total de dos subprocesos y como resultado de éste se obtiene la carta del proyecto, aquella donde se autoriza al gerente del proyecto para su desarrollo, y la declaración de alcance, donde se muestra hasta dónde se llega y limitaciones baja las cuales se desarrollará el proyecto. Estos elementos desarrollados los podemos ubicar en el primer cuadrante de la matriz.
Planeación: Estos se desarrollan con el fin de refinar la idea del proyecto y sus objetivos. Para cumplir este cometido el gerente del proyecto genera un Plan de gerencia de proyecto, el cual contiene los diferentes propósitos de las áreas del conocimiento con el fin de poder desarrollar de una manera adecuada el plan. A continuación enumeraremos los diferentes elementos que se desarrollan en cada una de las áreas del conocimiento para formar el plan de gerencia:
- Integración: Desarrolla el proyecto general de la Gerencia del proyecto e integra todos los planes desarrollados que se presentan más adelante.
- Alcance: Planeación y definición del alcance, con el propósito de desarrollar la Work Breakdown Structure (WBS), estructura de desglose del trabajo; ésta es muy importante pues determina cuáles son los principales componentes entregables de un proyecto.
- Tiempo: Se definen las actividades, su secuencia de desarrollo, los recursos para el progreso de éstas y su duración. Todo con el fin de obtener el cronograma de trabajo para el proyecto.
- Costo: Se estiman los valores del proyecto y a partir de esto se desarrolla el presupuesto del mismo.
- Calidad: Se desarrolla un plan para garantizar, como serán y cuáles son los estándares que se manejarán para determinar la calidad del proyecto.
- Recursos Humanos: Se planea como será el reclutamiento del personal que trabajará en el proyecto y cómo será su administración, hasta la desvinculación.
- Comunicaciones: Se define un plan en el cual se plantean las diferentes formas en que se presentarán los informes que se desarrollen para los avances del proyecto.
- Riesgo: Éste es uno de los más importantes planes a desarrollar. Si tenemos un procedimiento claro para la identificación temprana de los riesgos, cuantificación y cualificación, así como su posible manejo o respuesta, evitaremos tener inconvenientes en el desarrollo del proyecto en su etapa de ejecución.
- Adquisiciones: Se desarrolla un plan en el cual se solicitarán una serie de propuestas iniciales a cada uno de los proveedores de acuerdo a los requerimientos del proyecto y a la evaluación que se tenga de las propuestas presentadas.
Ejecución: Estos procesos son conformados por siete subprocesos y son los que se encargarán del desarrollo del proyecto. Las áreas del conocimiento que se encuentran vinculadas a este proceso gerencial son:
- Integración: Se desarrolla de una manera única el desarrollo del proyecto de tal manera que se cumplan los planes desarrollados.
- Calidad: Se lleva a cabo el plan de aseguramiento de la calidad para el proyecto, de tal manera que éste cumpla las expectativas del cliente.
- Recursos Humanos: En este momento se comienza a reclutar todo el equipo que estará vinculado en el proyecto para proceder a desarrollarlo.
- Comunicaciones: Se inicia con la presentación de informes a los diferentes interesados del proyecto, de manera tal que se cumpla con el plan de comunicaciones establecido.
- Adquisiciones: Se realiza una solicitud previa de propuestas, de tal manera q se evalúen y dé lugar a la selección del o los proveedores que estarán en el desarrollo del proyecto.
Control: Estos procesos son definidos como aquellos donde se controlan los avances del proyecto, de tal manera que se identifique si se ha variado el plan que se trazo para él, de esta forma se toman las acciones correctivas del caso. Éste cuenta con doce subprocesos que se desarrollan en las siguientes áreas del conocimiento.
- Integración: Se realiza un levantamiento de información, mediante informes, con el fin de medir el desempeño y efectuar cambios que mejoren los procesos.
- Alcance: Se controlan los cambios que se han presentado en el alcance y a su vez se verifica que porción se ha ejecutado del proyecto.
- Tiempo: Se verifica en que porcentaje se ha cumplido el cronograma establecido para el proyecto y cuanto tiempo adicional se requiere para terminarlo.
- Costo: Es una de las áreas de conocimiento más delicadas, pues en ella se ve reflejado todo tipo de variación del proyecto. Aquí se realiza un control del presupuesto ejecutado y sí se ha incurrido en costos adicionales.
- Calidad: Se controla que el proyecto se esté desarrollando con los estándares y se identifican aquellos aspectos que pueden afectar el desempeño con el fin de eliminarlos.
- Recursos Humanos: Se realiza un seguimiento al equipo de trabajo para determinar problemas que se puedan solucionar y así garantizar un mejor desempeño del grupo de trabajo.
- Comunicaciones: Este es otro de los puntos importantes a desarrollar dentro del control, ya que se encarga de verificar que las partes interesadas estén lo suficientemente informadas de los avances o cambios del proyecto.
- Riesgos: Se controla como ha sido el seguimiento de los riesgos, si hay nuevos y si los planes han sido efectivos o no.
- Adquisiciones: Se desarrolla el seguimiento a cada uno de los contratos, el desempeño de los proveedores y si es el caso, las fallas detectadas; se analizan las medidas correctivas se han tomado o se tomarán con ellos.
Cierre: Estos procesos constituyen el cierre definitivo del proyecto y sólo serán ejecutados hasta que se de por aceptado el producto del proyecto, también denominado entregable principal.
- Integración: En este punto se cierra definitivamente el proyecto. Se entrega toda la documentación requerida para cerrar de una manera formal. En este proceso se desarrollan actas de entregas y demás elementos requeridos para liquidar el contrato.
- Adquisiciones: En este proceso se liquidan aquellos contratos que se tienen con proveedores o contratistas de tal manera que se pueda pasar al cierre del proyecto en el aspecto económico.
Bien como se observo esta parte teórica de la gerencia de proyectos es bastante densa, pero es importante tener claridad de cuáles son los pasos para tener un buen desarrollo de un proyecto. En segundo lugar esta matriz nos presenta una clave, fundamental en el desarrollo de los proyectos, la cual se basa en una buena planificación.
Calve 3: El éxito en el desarrollo de un proyecto está basado en su detallada planificación, pues como se observa en la matriz de Procesos Vs. Áreas del Conocimiento, el proceso que más subprocesos tiene es el de Planificación, lo cual hace que me atreva a mencionar esta frase: “No se preocupe, hágale, comience ya! y en el camino miramos a ver que se hace”, pero la realidad es otra, es necesario planificar bien, tomarse el tiempo que se requiera para que la ejecución del proyecto sea más sencilla y no se tenga lugar a equivocaciones, que por lo general siempre terminan haciendo que los proyectos salgan más costosos de lo normal. Y si vemos la ejecución tiene menos procesos que la planificación, al punto de afirmar que los subprocesos de planificación triplican los subprocesos de ejecución.
Calve 4: Tal como se ve el éxito del proyecto se basa en la planeación, este triunfo en los proyectos tiene un aspecto importante en el proceso de control pues de nada nos serviría planificar muy bien si no controlamos eso que plasmamos como un plan, nunca se tendrá una evaluación de cómo está el proyecto Vs. el estado en el cual debería estar, tanto en alcance, tiempo y costo.
Calve 5: Para un buen desarrollo de un cronograma de trabajo se requiere de siete pasos muy sencillos, los cuales al ser implementados pueden ser aplicados para alimentar datos en herramientas informáticas para la planificación, seguimiento y control de proyectos.
Estos pasos a seguir son los siguientes:
1. Listar cada uno de los entregables parciales del proyecto, es decir que subproductos conforman el producto del proyecto.
2. Luego se registran las actividades que se tienen que desarrollar para elaborar dicho subproducto.
3. Se establece la secuencia lógica para desarrollar las actividades para generar el entregable o subproducto
4. Se asignan los diferentes recursos que se requieren para el desarrollo del entregable, estos pueden ser humanos o materiales.
5. Se determina un periodo prudente para el desarrollo de cada actividad, de tal manera que se puedan tener un tiempo límite para la entrega del elemento a desarrollar.
6. Se asignan los costos para el desarrollo del entregable.
7. Por último se obtiene el cronograma para el desarrollo del proyecto.
El desarrollo de estos pasos nos garantizara el poder tener un a plan para controlar el tiempo, el costo y el alcance del proyecto, lo cual es denominado en proyectos como líneas base de tiempo y de costo.
Continuación del análisis del caso
Como es el objetivo de cada entrega es aplicarlo más destacado de la gerencia de proyectos en aplicaciones de seguridad electrónica, para este articulo analizaremos cómo se generaría un cronograma para la instalación del CCTV de nuestro caso hipotético. En él se desarrollará la instalación de la cámara móvil tipo domo.
1. Lista de los entregable parcial: Una cámara móvil tipo domo.
2. Listan las actividades para desarrollar el entregable: Instalar canaletas desde el cuarto de control al punto de la cámara, colocar cámara, cableado de fuerza, datos y video, situar soporte, realizar pruebas, empalmar cables y conectar.
3. Secuencia lógica para desarrollar las actividades: Primero se realiza la toma de medidas de la canaleta instalar, después se instala la canaleta, se ubica el cableado dentro de la canaleta, se cierra la canaleta, se empalma el cableado de fuerza, luego el cable de video y datos, se instala el soporte de la cámara, se instala la cámara, se conecta y por último se prueba la cámara.
4. Asignación de recursos a las actividades: Para la instalación de la canaleta se emplearan dos (2) auxiliares técnicos, para la del cableado se utilizará un (1) auxiliar técnico, la del soporte requiere dos (2), para los empalmes se requiere un (1) técnico electrónico y para la instalación de la cámara y sus respectivas pruebas un (1) técnico. A su vez se necesitan 50 metros de canaleta, 65 metros de mable coaxial, UTP y de alimentación eléctrica, 1 cámara móvil tipo domo con su soporte, transformador y elementos de protección.
5. Asignación de tiempo a las actividades: La instalación de las canaletas puede demorar 2 días, cada día de 8 horas con los dos recursos requeridos. El recurso asignado puede tardar 1 día de 8 horas para colocar el cableado y la instalación del soporte puede tardarse unas 3 horas contando con el mismo recurso. La realización de los empalmes se puede realizar en 2 horas con el personal requerido, y la instalación de la cámara y sus pruebas se tardaría 2 horas y 1 hora respectivamente.
6. Asignación de costos a los recursos: el valor hora de los auxiliares técnicos es en promedio de US$4 la hora, del técnico esta sobre los US$8 la hora, El metro lineal de la canaleta tiene un valor de US$1, el cable coaxial de US$95 centavos, el UTP sobre los US$75 centavos y el de alimentación sobre los US$65 centavos.
7. Desarrollo del cronograma: Por último al alimentar la herramienta informática que para este caso sería MS Project, nos arrojará el tiempo que se tardará en instalar la cámara tipo domo y el costo de este entregable parcial. Este cronograma lo denominaremos línea base de tiempo y de costo; sobre éste se desarrollarán los controles al avance del proyecto en lo referente a la instalación de la cámara domo.
*Henry Rivera es el gerente de Centinel Seguridad.
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