Proyecto de seguridad: seguimiento (V)

La quinta entrega de este especial sobre la planificación de un proyecto de seguridad habla sobre el estado en que se encuentra el proyecto antes de su implementación.

Por: Henry A. Rivera*

A medida que se ha avanzado en el tema de la gestión de proyectos encontramos que es una cadena que siempre se alimenta de elementos que vienen antes de la fase que se estudiará en esta entrega: la etapa de control del proyecto, la cual es tan importante como la de planeación, pues nos dará un panorama del estado del proyecto en un momento determinado durante la etapa de ejecución.

Como se ha comentado con anterioridad los dos procesos de gerencia que tienen más subprocesos son la planeación y el control, para la fase de control se encuentran doce procesos distribuidos en las nueve áreas de conocimiento, lo cual nos da un claro panorama de su importancia al desarrollar un proyecto. Por lo tanto, el control que se realiza en toda clase de proyecto es altamente dinámico, ya que permanentemente acompaña a la etapa de ejecución en todas sus fases, proporcionando información constante de la situación real en las diversas variables, para permitir al gerente evaluar y decidir sobre las acciones a tomar para estabilizar el proyecto en lo referente a tiempo y costo, en caso de no verse afectado el alcance.

Teniendo en cuenta que dentro de las funciones del gerente de proyectos se encuentra la de dirigir y controlar las operaciones de ejecución, es importante resaltar que el gerente debe tener algunas características fundamentales como la autoridad, capacidad de liderazgo y de adaptación, sentido de equilibrio, ingenio y una gran facilidad de comunicación y rapidez para tomar decisiones; esta última es bastante importante para controlar las tareas, teniendo clara la dificultad que esto implica tratándose de proyectos.

Entrando ya en materia a continuación presentaremos los procesos que se dan para la etapa de control del proyecto, los cuales se basan en la metodología establecida por el PMI®.

Para el área de la integración se desarrollarán los siguientes dos procesos: el seguimiento  consiste en llevar paso a paso cada uno de los controles sobre los avances del proyecto, verificando cada una de las tareas hito es decir aquellas que nos marcan puntos de verificación. En el Control de los Trabajos se verifican nuestras actividades programadas y ejecutadas, de tal manera que con esta información se actualice nuestro Software de herramienta de  control.

En el Control Integrado de Cambios se procura verificar los cambios que han sido aprobados, de tal manera que se lleve un registro completo de las variaciones que ha tenido el proyecto a lo largo de la ejecución, es fundamental tener en cuenta que a medida que el proyecto avanza los cambios tienden a ser más costosos, por lo tanto es importante tener controlado dicho proceso.

Para el área de alcance se debe tener muy claro cuáles son los entregables del proyecto, partiendo de la WBS, de tal manera que los alcances del proyecto se den de manera organizada y priorizada.

Para el área de tiempo se controlará el cronograma. Esta es una de las áreas más importantes para controlar, pues como bien sabemos es el mapa que nos da el desarrollo del proyectó en el tiempo. Es importante mantener actualizados los tiempos de ejecución de cada tarea así como los recursos empleados, de tal manera que nos dé la base para controlar de una manera óptima el costo del proyecto.

En el área del costo, éste será controlado y comparado contra la línea base de costo que nos arroja el cronograma al inicio del proyecto. Es importante que al detectar sobre costos en el proyecto se verifique bien si los errores que se están presentando fue por una mala estimación de los recursos o de los tiempos, de tal manera que no se dé una imagen errada de la gerencia del proyecto.

En el área de recursos humanos, la gerencia del proyecto está enfocada principalmente en verificar la buena administración del recurso humano del proyecto, la buena interacción de los proyectistas y demás involucrados.

Para las comunicaciones, es importante que se controlen los diferentes informes de desempeño, verificando que las personas que tengan que recibir dichos informes tengan la información adecuada o solicitada. Por último se debe procurar gerenciar las partes interesadas de una manera efectiva, es decir, estar constantemente interactuando con los Stakeholders y solucionando las inquietudes generadas por el desarrollo del proyecto o la interpretación de los informes presentados.

En lo relacionado con los riesgos se requiere seguirlos y controlarlos de una manera muy detallada, pues es un factor clave para optimizar el proyecto, ya que si se minimizan los riesgos podemos maximizar el costo, pues todo riesgo es calculado con anterioridad, y al minimizarlo la provisión puede ser capitalizada al final del proyecto o en su defecto suplir otro riesgo no calculado.

En las adquisiciones es necesario administrar los contratos, es decir mantener una buena relación con nuestros proveedores, verificando que aquellas acciones plasmadas en el plan de adquisiciones se desarrollen de acuerdo a lo panificado.

Tipos de control a desarrollar
Los mecanismos de control pueden clasificarse dependiendo del momento en que se realice la acción de control:

- Control direccional: Consiste en actuar antes de que la actividad esté totalmente concluida. En este caso, el control se realiza de forma continua y no en puntos determinados, de modo que cada elemento de la acción sea el resultado de la rectificación casi instantánea de la acción anterior.

Es lo que ocurre, por ejemplo, cuando un gerente de proyecto analiza cuál es el estado de su proyecto y verifica que una de sus actividades puede influir en otra actividad que se desarrollará más adelante y el espacio de tiempo que se tiene para la toma de la decisión es muy corto. Se debe tratar de no afectar la siguiente es tarea, ya que esto haría la diferencia entre el fracaso de un proyecto o su triunfo definitivo.

- Control aprobado: El control se realiza mediante un examen realizado después de haber finalizado determinadas actividades. En caso de aprobación se permite la realización de la actividad siguiente. Si hubiera una rectificación a la tarea realizada, el proceso se interrumpe definitivamente o hasta que se subsanen las irregularidades. Este tipo de control se ve con frecuencia en el control de calidad.

En proyectos ocurre algo similar, si se realiza este control y se detectan fallas en alguna de las actividades, lo más recomendable es modificarlas correctamente al terminarlas, para que no se presenten problemas posteriores.

Vale la pena mencionar que estos dos tipos de control no son mutuamente excluyentes sino que deben ser complementarios. La decisión de emplear un tipo aislado de control o una combinación de los tipos antes mencionados está en función del carácter del sistema que se desea controlar y del nivel de complejidad que se intenta introducir en los mecanismos de control.

Basados en lo anterior, lo que se pretende es diseñar en un programa o sistema que permita desarrollar no solo un control efectivo del avance físico del proyecto, sino que posibilite  establece la relación tiempo/costo o alcance/costo. Y Para la implementación de un perfecto sistema de control existen limitaciones importantes a tener en cuenta, tales como las que se presentan a continuación:

- Personal: Dificultad en disponer del personal entrenado, lo que obliga muchas veces a evitar un mayor grado de sofisticación en el sistema que se diseña.
- Instalaciones: No siempre se dispone de instalaciones adecuadas, como, por ejemplo, una oficina de procesamiento de datos.
- Tiempo: Un sistema de control perfecto exige tiempo para su implementación, lo cual no siempre se consigue. Se dispone, en general, de muy poco tiempo para programar las diferentes fases de un proyecto.
- Costo: El costo del control es un factor limitante en lo que refiere al sistema que se va a diseñar. El costo tiende a bajar en los proyectos grandes y con el uso de programas cada vez más eficientes.

Por último, como herramientas de seguimiento de proyectos presentamos las siguientes metodologías, las cuales han sido probadas, y que demuestran ser de alta efectividad en el desarrollo de los proyectos.

Red PERT/CPM/ROY integrada: Para el caso de que tenga que hacer una integración (varias áreas, varios subproyectos, varios proyectos, etc.) se emplea de preferencia el ROY (red de bloques).

Cronograma de Gantt: Contendrá además de las duraciones de las actividades, las holguras total y libre correspondientes a cada una de ellas.

Las anteriores son sólo algunas de las herramientas utilizadas para el seguimiento en los proyectos, actualmente, existen diferentes paquetes de software para elaborar, controlar y manejar de una manera más eficiente los proyectos.

Para aterrizar estos conceptos en nuestro desarrollo de los proyectos daremos las claves a tener en cuenta en lo referente al control de los proyectos en seguridad electrónica.

Clave 13: Para un buen control del costo y en especial el flujo de caja del proyecto, se deben tener en cuenta aspectos tales como inversiones, presupuesto, pagos, etc. Es importante hacer un seguimiento detallado de las finanzas del proyecto; al fin y al cabo el perjudicado directo, si se presentan desviaciones negativas, en la mayoría de los casos, es el ejecutor de la obra.

Clave 14: Tomar aquellas experiencias pasadas en proyectos y hacerlas partes del acervo de conocimientos de la empresa; o que permitan una coordinación eficiente y operativa entre los diversos organismos para la consecución del objetivo final, es decir, un buen final del proyecto gracias a su adecuado control.

Clave 15: Para desarrollar un control Costo/Tiempo óptimo es necesario diseñar indicadores que establezcan relaciones entre los tiempos empleados en la consecución de una actividad  y los gastos realmente efectuados.

Por último afirmo que el hecho de realizar un buen control en los proyectos conduce a una mejor utilización y a un mayor aprovechamiento tanto de los recursos físicos, como de los financieros, pasando incluso por los humanos. Esto indica la importancia que debe tener esta parte de la gerencia de proyectos, por lo cual se debe insistir en la implementación de una estructura orientada a mejorar el seguimiento y control de cada proyecto que se realice a lo largo de nuestra vida profesional.

* Henry A. Rivera es Ingeniero Electrónico, especialista en gerencia de proyectos, miembro del PMI Capítulo Colombia y tiene amplia experiencia en la planeación y ejecución de proyectos en el área de seguridad electrónica.