Proyectos en seguridad electrónica

Por: Henry Rivera*

Cada día el negocio de la seguridad electrónica se ha venido perfeccionando, pues los requerimientos de los clientes son más complejos, al punto que los diferentes proyectos que se están implementando en el campo de la seguridad han llegado a niveles tales, que estos pueden ser comparados con  grandes proyectos de ingeniería de los últimos tiempos; sin importar el sistema que se esté implementando o su grado de complejidad, solo se pretende llevar a buen término sus proyectos por grande o pequeño que este  sea.

Por lo tanto ha sido necesario echar mano a las nuevas disciplinas que la academia brinda, tal es el caso de la administración de Proyectos o la Gerencia de Proyectos, la cual era una ciencia solo aplicada a los grandes proyectos de infraestructura o de tecnología informática.

Para el caso de la seguridad electrónica se ha encontrado que todos los días se buscan profesionales más preparados, con mayor conocimiento en sistemas especializados, como los son sistemas de intrusión, CCTV, control de acceso, automatización y en la mayoría de casos con un buen manejo de las diferentes plataformas de integración.

Pero qué tan bueno es esto, es válido especializar a los ingenieros o profesionales de la seguridad, solo en aspectos técnicos y dejar relegado el tema administrativo y gerencial a los departamentos administrativos de las empresas de ingeniería. Es por esto que se requiere ampliar la visión de los profesionales de la seguridad y darle un nuevo rumbo a la profesión de la seguridad electrónica en lo que se refiere a proyectos, convirtiendo a los anteriores ingenieros residentes de obra, en gerentes de Proyectos, capaces de planear, ejecutar, controlar y cerrar proyectos de cualquier magnitud en el área de la seguridad electrónica.

A partir de este momento compartiré parte de los conocimientos adquiridos durante los últimos años en los diferentes proyectos en los cuales he participado y le sumaré los aspectos más importantes de mis estudios en gerencia de proyectos, de tal manera que se den a conocer las claves más relevantes de la gerencia de proyectos, las técnicas de planeación y control o las recomendaciones dadas por el Project Management Institute (PMI®), para gerencia de proyectos, garantizando que estas buenas prácticas al aplicarlas en los proyectos de seguridad electrónica lleven a buen término todos proyectos que se inicien, de tal manera que se cumplan las expectativas de los clientes, los cuales serán nuestra principal parte interesada, también llamados “Stakeholder”.

Con esto se garantizará que los proyectos del gremio de la seguridad se desarrollen y controlen de una manera adecuada, demostrando que día a día la seguridad electrónica es una profesión más especializada y que implementa nuevas herramientas, convirtiéndonos en profesionales más competitivos en lo referente a los proyectos de seguridad electrónica.

Como base para el desarrollo de los temas de Proyectos y Gerencia de proyectos tomaremos como guía el PMBOOK® 2004, un estándar en la gestión de proyectos desarrollado por el PMI. En el que se documenta y estandariza la información y prácticas generalmente aceptadas en la gestión de proyectos.

Sin más preámbulos démosle vía libre a este interesante tema de los proyectos y espero que les sea de gran utilidad a ustedes los profesionales de la seguridad, así como al público en general de esta revista.

A su vez todo proyecto que se realiza, siempre obedece a tres razones fundamentales; estas permiten definir cuál será el objetivo que desarrollará quien entrega el proyecto.

1. Una Necesidad que Satisfacer.
2. Una Oportunidad que Aprovechar.
3. Un Requerimiento por Cumplir.

Lo anterior nos lleva a que se genere una gran conciencia al desarrollar proyectos, pues todo proyecto por obedecer a una de las anteriores razones se iniciará como una idea, la cual se tiene que desarrollar, madurar y ejecutar. Por lo tanto, requiere ser formulada y evaluada, para que posteriormente sea ejecutada.

Formulación y evaluación de proyectos
Este es una de los aspectos más importantes a tener en cuenta por una premisa que me ha marcado durante mis últimos proyectos, la cual dice que “Todo aquello que inicia bien, termina bien”, es decir si el proyecto se vende bien, se planifica bien, se ejecuta bien y se termina bien es muy seguro que se va a operara bien. Lo cual garantiza que todos los recursos invertidos en dicho proyecto, habrán de dar frutos más adelante. Puesto que se hizo bien la tarea.

En la etapa de formulación se pueden tener diferentes estudios los cuales se pueden aplicar o no, dependiendo si el proyecto está punto de ser diseñando o si por el contrario el estudio ya está desarrollado y tan solo nos resta ejecutarlo.
A continuación se describirán aquellos estudios más relevantes al momento de formular un proyecto, lo cual hará que se tenga un proyecto de mejor fundamentado.

Estudios de Mercado: Aquí se plasma qué tan viable comercialmente es el producto o servicio que se obtendrá al terminar el proyecto. Es aplicable para proyectos de iniciativa empresarial.

Estudios Técnicos: Se desarrollan los principales aspectos que se requieren a nivel técnico y de localización para el desarrollo del producto del proyecto.

Estudios Ambientales: Analiza qué impactos generará el desarrollo de un proyecto o de su producto.

Estudios Administrativos: Arroja la información del requerimiento de personal y recursos para la ejecución del proyecto o del producto.

Estudios de Costos, Beneficios e Inversión: Presenta de una manera detallada cuales serán los ingresos para la ejecución del proyecto o la operación del producto y el comportamiento de las salidas de dinero para el proyecto.

Por último viene la Etapa de Evaluación presenta un panorama más definido, respecto al proyecto; pues se toman los últimos estudios (Estudio de Costos) y realiza una serie de análisis para determinar si es o no viable la inversión de dinero a un proyecto; a esta evaluación se le denomina Evaluación Financiera, la cual estará parametrizada con los márgenes de rentabilidad esperados por los inversionistas.

En algunos proyectos se puede dar a lugar una evaluación de tipo Socio-económico, es en aquellos proyectos donde el producto traerá beneficios a una comunidad en general o una región, por ejemplo puede ser el caso de evaluación socio-económica, por la instalación de un CCTV en alguna ciudad para mejorar la seguridad de algún lugar en particular.

Es bueno resaltar que este tipo de aspectos deberán tenerse en cuenta cuando realicemos proyectos, en los cuales se vean involucrados recursos económicos de Gobierno, pues estos organismos pretender beneficiar a la comunidad en general.

Se resalta que las etapas de Formulación y evaluación son momentos de pre-inversión y que la mayor parte de la inversión se realiza en la etapa de la ejecución. Posteriormente cuando el producto del proyecto empiece a operar se obtendrán los frutos de la inversión.

Proyecto vs operación
Otro de los puntos a tener claros para desarrollar mejor los proyectos se basa en aprender a diferenciar entre proyecto y operación, pues desafortunadamente en ocasiones se tiende a confundir ambos términos. Esto se debe a que los proyectos y las operaciones tienen algunas características comunes:

a.Son elaborados por personas.
b.Tienen que utilizar recursos limitados.
c.Los dos son planeados ejecutados y controlados.

A lo anterior surgiría una pregunta si tienen estas características en común, ¿en qué radica la diferencia? Y la respuesta es simple, las operaciones son continuas, rutinarias y repetitivas y su único fin es mantener a la organización en funcionamiento, mientras que el proyecto tiene esfuerzos singulares con un inicio y un fin.

A partir de este momento y después de haber tenido una breve introducción a todo el tema de proyectos, comenzaré a intercambiar mis conocimientos en proyectos, gerencia, mis experiencias y secretos que me han ayudado a desarrollar bien los proyectos que he venido emprendido en seguridad electrónica y automatización.

Gerencia de Proyectos
Para comenzar con el tema  se define a la Gerencia de Proyectos como un arte en el cual se ponen en práctica un conjunto de habilidades, herramientas y conocimientos del proyecto, con el único fin de llevar a buen término el desarrollo del proyecto, es decir cumplir sus requerimientos.

¿Quién es el encargado o responsable de desarrollar la gerencia de proyectos? Pues a esta persona se le denominará Gerente de Proyecto y es allí donde cada uno de nosotros empezaremos a desarrollar ese role en la Seguridad Electrónica.

Clave 1: Para que tengamos éxito como gerentes de proyectos es fundamental tener cuatro términos en mente y ponerlos como pilares para el desarrollo. Estos términos son alcance, tiempo, costo y calidad.

Es decir que para desarrollar de una manera adecuada un proyecto se debe tener en cuenta, cuál es el alcance del proyecto, es decir cuál será el producto final a entregar después de ejecutado el proyecto.

Segundo, en qué tiempo se deberá desarrollar el proyecto. Recordemos que los proyectos son temporales, no duran para siempre y tendremos un tiempo límite para su desarrollo.

Por último, el costo. Determinará qué recursos se tienen para desarrollar el proyecto, tal como lo vimos anteriormente los proyectos tiene recursos limitados, pero son necesarios para su ejecución.

La calidad es la característica del proyecto que se ve afectada en el momento en que cambia cualquiera de las variables anteriores, y a su vez es un parámetro de referencia que tiene el cliente para determinar su satisfacción con respecto al proyecto.

Al balance entre alcance, tiempo y costo se le denomina triple restricción. Es requisito obligatorio cumplir con esta triple restricción pero no es camisa de fuerza pues estas pueden variar de manera positiva o negativa, ya que estos factores se pueden ver afectados por los riesgos que tengan los del proyecto.

Este Ciclo de vida del proyecto hace parte fundamental de la matriz para la gerencia de proyectos del PMI®, con estos procesos se desarrolla la gerencia de proyectos. Estos serán desarrollados más adelante a medida que se profundice en el tema, por el momento tan solo los enumeraremos.

1. Procesos de Iniciación.
2. Procesos de Planeación.
3. Procesos de Ejecución.
4. Procesos de Control.
5. Procesos de Cierre.

Para terminar y aplicar toda esta información a un proyecto, desarrollaremos un caso hipotético, en el cual se puedan desglosar la mayoría de las ideas realizadas en cada artículo, con la ventaja que este siempre será el mismo y edición tras edición iremos profundizando en él para aplicar al máximo toda esta información.

Caso hipotético
La Empresa IN-SEGURA ha encontrado que en ciertos días la sensación de inseguridad aumenta y sus empleados permanecen temerosos a ser asaltados, por lo tanto requiere de reforzar la seguridad del sector. Dado a que esta empresa que se encuentra en un sector muy lejano del centro de la ciudad, no siempre pueden tener apoyo de los organismos locales de seguridad. Por tal motivo se decidió emprender un proyecto para la instalación de un sistema de cámaras para los alrededores de las instalaciones de la fábrica, dicho requerimiento se deber realizar en menos de 45 días puesto que la empresa de seguros realizará una visita donde renovarán las pólizas y le darán un descuento especial de acuerdo las últimas medidas de seguridad implantadas y a una encuesta que realizarán con sus empleados. Para este proyecto se destinarán $6 millones (unos US$ 3 mil) para la implementación de este proyecto.

Debido a que la junta directiva está muy interesada en el tema, propone nombrar como gerente del proyecto al Sr. Julio Rojas, un profesional encargado de la seguridad de la empresa, quien siempre ha tenido inquietud por la seguridad electrónica y sus diferentes soluciones prácticas.

Análisis del caso
- Como vemos, este es un proyecto que nace de dos razones para implementar un proyecto, la primera una necesidad qué satisfacer: aumentar la sensación de seguridad de sus empleados; y la segunda una oportunidad que aprovechar: obtener el descuento ofrecido por la aseguradora por implementar nuevas medidas de seguridad.

- Como el proyecto no está formulado el requerirá de una serie de estudios para poder plantear bien el desarrollo del proyecto. Los Estudios a realizar son los siguientes: Estudio Técnico, Estudio Administrativo y el Estudio de Costos.

Para el primer estudio se realizará el análisis de los elementos a instalar, los requerimientos técnicos y especificaciones técnicas de equipos, las aéreas donde se instalarán los equipos y su configuración. En pocas palabras el aspecto técnico del proyecto, donde la mayoría de los profesionales en seguridad somos expertos.

El siguiente estudio es el Administrativo, el cual arroja el requerimiento de personal que se necesita tanto para la ejecución del proyecto como para la operación del sistema de CCTV a instalar. Acá podemos listar los técnicos u operador que se requieren para el manejo de las cámaras.

El último estudio será el de costos, en el que se hará un análisis detallado de los diferentes costos incurridos en la instalación, entre otros destacamos equipos, materiales, mano de obra, imprevistos, e impuestos, este estudio debe tener en cuenta que tenemos un presupuesto previamente aprobado.

A continuación se desarrollará la triple restricción del la gerencia de proyectos, pues el señor Rojas tendrá que analizar el alcance de su proyecto, el tiempo para ejecutarlo y el costo del mismo. Es importante tener muy claro cuál será la calidad esperada por la junta directiva, de tal manera que se cumplan todas las expectativas.

- Alcance: Instalar un CCTV de ocho (8) cámaras de las cuales siete (7) son fijas, una es un domo móvil. Se instalará con cableado UTP y canaleta adosada a la pared. La ubicación será en las ocho (8) áreas claves, de acuerdo al estudio de seguridad realizado previamente. La visualización de las cámaras se hará con un equipo de grabación ubicado en la oficina de seguridad.

- Tiempo: El tiempo de ejecución será de 45 días a partir del momento en que se autorice el proyecto por parte de la junta directiva, Esta autorización se hará por medio de una Carta del Proyecto (este documento será explicado en el próximo articulo).

- Costo: El costo será de $6 millones (unos US$3 mil), y este presupuesto incluirá la compra de los equipos, los materiales de la instalación, la mano de obra y demás elementos que se requieran para la puesta a punto y funcionamiento del sistema de CCTV.

Por último determinaremos el ciclo de vida del proyecto y de la operación del producto. Su ciclo empieza desde el momento en que se genera la autorización del proyecto y termina el momento en que el gerente de proyecto entrega funcionando el sistema de CCTV, de acuerdo a las especificaciones solicitadas y obtenidas de nuestro estudio técnico. A partir de este momento se da por cerrado el proyecto y se da inicio a la operación del producto, que para nuestro caso será la operación del CCTV.

Para las próximas ediciones se desarrollarán ejemplos claros, del cómo se desenvuelven los procesos de la gerencia y se entrelazan con las nueve áreas del conocimiento, que son el segundo componente de la matriz para la gerencia de proyectos, de acuerdo con los lineamientos del PMI®.

*Henry Rivera es el gerente de Centinel Seguridad.