La importancia de usar esta figura permitirá que un proyecto de seguridad electrónica quede bien instalado y funcione de forma eficiente.
por Ing. Germán Alexis Cortés H.*
Recientemente tuve la oportunidad de acompañar a un amigo que compró una bodega en un pequeño condominio comercial, cerca de la ciudad de Bogotá. Me enfoqué en el sistema de seguridad porque los que trabajamos en este gremio -como usted o yo-, observamos todos los rincones de los nuevos lugares que visitamos y en 10 segundos logramos criticar la instalación y mejorar el sistema en nuestra imaginación, ¿verdad?
En esta ocasión era evidente que el sistema estaba terriblemente mal. Usaba cable inadecuado, sin tubería, el montaje de cámaras y sensores dejaba mucho que desear, la cerradura electromagnética no era consecuente con el tipo de puerta y se evidenció fácilmente que todo el sistema carecía de backup energético. Descubrí que su centro de control residía junto a los pies del vigilante en la garita de portería, aunque lo que observé fue una "maraña" de cables desordenados, que dejaban ver al fondo, un sticker con un email del posible servicio técnico.
Pensé que las bodegas se habían construido hacía mucho tiempo, pero me indicaron que eran nuevas (recordé que los desordenados cables efectivamente estaban sin polvo). Entonces, ¿por qué el sistema era tan malo? ¿Qué empresa sería la responsable de ese horror? Y pensando en el dueño y constructor de las bodegas, ¿realmente pagó por todo eso?
Fácilmente usted podrá pensar que simplemente la empresa integradora no hizo un buen trabajo. Claro, es obvio, pero hoy me quiero concentrar en la figura del supervisor del contrato. Lo primero que descubrí fue que ese rol no había existido en el proyecto de mi amigo. Al menos, no de forma detallada y profesional. Me informaron que existía un supervisor para la parte de construcción civil, quien asumía la supervisión de otros temas básicos, pero realmente nadie especializado, para la parte de redes electrónicas de seguridad.
Entonces sin disculpar la responsabilidad de la empresa integradora, ya entendía que había pasado en la bodega que les describo. Y todo esto me lleva a pensar en la GRAN importancia de supervisar la labor de las empresas diseñadoras, integradoras e instaladoras.
Definición del supervisor
En algunos países de Latinoamérica, a este rol se le conoce también como Fiscalizador, Interventor, Auditor, Inspector, Contralor o simplemente Supervisor Técnico. Sin importar el nombre asignado, lo importante es entender que es el profesional que exige el cumplimiento de las buenas prácticas de ingeniería, verifica que la calidad de todo el trabajo sea la mejor posible y hace que el proyecto llegue a feliz término, con la satisfacción de todas las partes involucradas.
¿Pero para qué vamos a engañarnos? Somos latinos, tenemos genes y comportamientos comunes. Reconozcamos que, en esta parte del planeta, a menos que nos obliguen a hacer algo, seguramente no lo haremos. Es un tema ético, que se transforma en uno técnico.
La labor de un supervisor técnico es vital para que un proyecto de seguridad electrónica quede bien instalado y funcione de forma eficiente. El gremio tiene opiniones diversas al respecto y nuestra intención es aclarar algunos aspectos.
El propietario del proyecto muchas veces piensa que no se hace necesario que nadie adicional controle y supervise, porque confía en la empresa que contrata para que haga bien su trabajo y sobre todo para ahorrarse el costo del servicio.
Sin embargo, olvida que nuestra condición humana nos lleva a hacer lo estrictamente necesario y no lo que realmente debemos hacer. Es mi deber informar a los propietarios y empresas que compran sistemas de seguridad electrónicos, que es mejor ser precavido confiando en el conocimiento y experiencia de un tercero, que supervise técnicamente y exija todo lo acordado. Por lo tanto, el comprador delega las acciones necesarias de supervisión y control a quien sabe del tema y tiene experiencia, para lograr tener un sistema electrónico eficiente.
Pero también el supervisor técnico representa los intereses del propietario y por lo tanto, en muchas ocasiones se le otorga total autonomía para controlar, aprobar, dirigir o ajustar diversas situaciones técnicas, económicas, operativas o incluso legales, en beneficio del proyecto.
Entonces debemos entender que la presencia de un supervisor técnico en un proyecto, no es solamente para controlar al contratista, también para proteger los intereses del integrador cuando se presenten anomalías que están fuera de su responsabilidad y en general para tomar decisiones que mejoren el objetivo final del proyecto para beneficio de las partes involucradas.
Opiniones divididas
Algunas personas en el gremio de seguridad electrónica consideran que los supervisores son molestos, que no dejan trabajar, que son "el palo en la rueda", porque no dejan avanzar el proyecto; sin embargo, no son afirmaciones acertadas.
En muchas ocasiones, el supervisor técnico logra agilizar las acciones del contratista, resolver los problemas de esa empresa integradora y puede (léase: debe) anticiparse a las situaciones, para cumplir con los tiempos, costos y calidad esperada.
Recordemos que muchas veces son las acciones de otros contratistas, incluso del mismo propietario o gerente de obra, las que más generan inconvenientes al integrador de tecnología. La falta de planeación con detalle es la mayor traba en un proyecto real. En la mayoría de casos es responsabilidad del mismo propietario o de los funcionarios directivos del proyecto. El supervisor debe prever estás circunstancias y gestionar las acciones, para permitir que el proyecto fluya sin tropiezos.
Registro y comunicación
El supervisor, tradicionalmente, lleva el registro de todo lo que sucede en el proyecto. Es el responsable de las actas, bitácora y la ejecución del plan de comunicaciones del proyecto. Se convierte en el “libro de historia” de todo lo que sucede. Es fundamental para dirimir conflictos, malos entendidos e identificar responsabilidades de cada parte. Hace las veces de secretario en cualquier reunión (de 2 o más personas) para registrar en un acta o informe el tema que se trató, de forma clara y ordenada.
Siguiendo la metodología sugerida por el PMI, el supervisor del contrato recibe el diseño del sistema y se encarga de todas las actividades de la fase de control.
Por lo tanto, controla el alcance del proyecto. En sus funciones está verificar el objeto del contrato del proyecto, las cantidades de equipos y elementos de instalación. Garantizar que las referencias de equipos sean las prometidas y autorizar los cambios menores, si se hace alguno, siempre y cuando no afecte negativamente los intereses del propietario.
Continuamente se tienen incongruencias con las cantidades finales de ducterías, cable y elementos accesorios, versus las diseñadas y cotizadas. El supervisor del contrato debe dirimir estos aspectos y determinar con evidencia las cantidades que finalmente se instalaron.
El supervisor técnico debe generar informes periódicos y cadenciales para mantener informado al propietario del proyecto (y a los demás profesionales interesados) de la generalidad del proceso
Pendiente de todo
Debe estar controlando los costos del proyecto de la mano con el integrador, para evitar “sorpresas” al finalizar el contrato. Debe estar pendiente de la ruta crítica del proyecto y el cumplimiento de las actividades en el cronograma inicial. Debe revisar que el recurso humano sea el ofrecido y si detecta anomalías técnicas, procedimentales o legales, tratar de solucionarlas a tiempo.
Debe estar pendiente de que los riesgos medidos del proyecto se mantengan controlados y/o alertar a los gerentes de proyecto de cada parte involucrada para replantear y ajustar. Debe exigir una alta calidad en lo que el integrador suministra e instala, siguiendo normas acordadas y buenas prácticas del gremio.
Debe exigir el uso eficiente y óptimo de la solución técnica, coordinar con el grupo que realizará el comisionamiento (pruebas exhaustivas y ajuste fino) de toda la solución y verificar que los diferentes subsistemas estén utilizados correctamente y se aprovechen sus capacidades de integración para automatizar la mayoría de procesos y evitar que el sistema falle de forma continua.
Al finalizar el proyecto se encargará de solicitar toda la documentación necesaria como planos “as builded”, diagramas de conexionado real con etiquetado detallado, licencias de software, licencias de Sistemas Operativos, manuales originales, manuales de primeros auxilios en idioma local, instrucciones para mantenimiento preventivo y correctivo, actas de capacitación, entre muchos otros.
Supervisor eficiente
Debe apoyarse en herramientas de uso común, como cámaras de fotos, videos, audios, software de seguimiento y control, listados, contratos, diagramas de Gantt, cuadros de Excel y hacer uso de los medios de comunicación formales e informales que se hayan acordado en cada proyecto.
De tal manera que siempre esté actualizado y enterado de todo lo que suceda con el trabajo del integrador. Que pueda anticiparse a posibles fallas o errores y las evite, que siempre sea esa mano amiga que logra que todo fluya sin inconvenientes, como propietario y contratistas esperan.
El supervisor técnico es aquel profesional que ante la pregunta del propietario: “¿cómo va el proyecto?”, no responde con un simple “bien”; sino que indica el porcentaje de avance a nivel de tiempo, alcance y costos, indica los inconvenientes que se han superado y propone situaciones, anticipándose a lo que viene. Genera confianza al propietario y demuestra que tiene control de todo lo que ocurre bajo su responsabilidad.
No se engañe, cuando en un proyecto todo funciona bien, no hay problemas y el supervisor del contrato no sobresale, es porque efectivamente está realizando un muy buen trabajo.
También hay malos supervisores que piensan que entre más protagonismo tengan es mejor y que siempre deben criticar algo del contratista, entonces buscan y buscan la falla y al final se convierten en personas no deseadas por ninguna de las partes, porque no dejan que el proyecto avance. Recordemos que el trabajo del supervisor no es hacer, es lograr que los demás hagan lo que les corresponde.
En ocasiones los proyectos son tan grandes que se requiere de más de un experto en el equipo de supervisión y entonces se genera un jefe de Interventoría, con profesionales a su cargo, que se especializan en áreas, subsistemas o procesos.
Tiempos y costos asociados al servicio
Dependiendo de la complejidad del proyecto de tecnología, el supervisor puede ser de tipo residente de tiempo completo, es decir va todos los días, durante toda la jornada de trabajo; de residente medio tiempo o incluso de residente de supervisión esporádica.
En muchas ocasiones, con la presencia en obra de un par de veces a la semana es suficiente para controlar los avances, corregir los inconvenientes y estar al tanto de lo ocurrido. Sin embargo, es de vital importancia mantener una comunicación fluida y constante con la empresa integradora, para solucionar lo que corresponda de forma inmediata y asistir a los momentos importantes del proyecto.
El costo de sus servicios estará asociado a los recursos humanos requeridos y a la disponibilidad de cada profesional. Tradicionalmente al servicio de Fiscalización o Interventoría es un porcentaje entre el 4% y el 10% del total del proyecto bajo su supervisión. Pero insisto, depende de cada proyecto.
Comisionamiento vs supervisión
Es un error pretender que el servicio de Comisionamiento (pruebas exhaustivas y ajuste fino) se incluya dentro del servicio de supervisión. Aunque el profesional supervisor podría tener las habilidades y conocimiento técnico, normalmente no tiene el tiempo, las herramientas, los protocolos de prueba y la dedicación necesaria.
Entonces se debe diferenciar el valor del comisionamiento, -que depende de la cantidad de dispositivos a probar y el nivel de integración deseado-, que tradicionalmente es un porcentaje entre el 3% y el 10% del total del proyecto a probar. Se recomienda comisionar el sistema completo en instalaciones medianas y grandes, sobre todo cuando hay múltiples subsistemas que se deben integrar y automatizar.
Cuando en el proyecto hay servicio de comisionamiento de la solución tecnológica, normalmente el supervisor del proyecto recibe el “Certificado de Conformidad” como garantía que se pasaron satisfactoriamente todas las pruebas, que se hizo un “ajuste fino” de todos los dispositivos y que los sistemas están correctamente integrados y automatizados, logrando lo mejor de los equipos instalados; por lo tanto, se hace un acta de entrega final que representa la finalización técnica del proyecto.
Sin embargo, recordemos que el supervisor del proyecto tiene también bajo su responsabilidad la liquidación y cierre total del proyecto, incluyendo los temas económicos y legales.
La confusión se presenta cuando no existe un profesional especializado que haga comisionamiento, entonces el gerente de la obra o el propietario, esperan que el supervisor reciba, pruebe y garantice que todo lo comprado realmente sirve. Pero no caen en la cuenta de que no es el perfil adecuado y entonces en el afán de cumplir con algo de la responsabilidad, termina haciendo una revisión general de cantidades, pero realmente no hace una prueba exhaustiva de cada dispositivo y se conforma con una operación muy general de su funcionamiento; por lo tanto, aunque “recibe” el proyecto de tecnología, en la gran mayoría de ocasiones no se garantiza que quede funcionando como se espera.
Conclusión
La gran conclusión es que el Fiscalizador, Interventor o Supervisor de un proyecto de tecnología es una figura excelente para acompañar el día a día del proyecto, solucionar inconvenientes y anticiparse a las situaciones que puedan afectar el proyecto.
Pero quien prueba técnicamente la solución comprada y sugiere los ajustes finos, para sacar el mayor provecho de la inversión tecnológica es el comisionado. Ambos servicios se complementan y apoyan, por lo tanto, ambos son fundamentales para que un sistema de alta tecnología funcione como todos esperamos.
* Ing. Germán Alexis Cortés H. - [email protected] - [email protected]
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