Planificación de un proyecto de seguridad (IV)

Por: Henry A. Rivera*

Poco a poco hemos avanzado en el desarrollo de la gerencia de proyectos partiendo desde el aspecto de las generalidades y su planificación, ahora entraremos al desarrollo de la ejecución la cual se hará más sencilla si la planificación se ha desarrollado adecuadamente, pues como vimos anteriormente el proceso gerencial que tiene más subprocesos es el de planificación y el de menos es el de la ejecución, por lo tanto ésta es la parte del proyecto más sencilla de realizar pero la de mayor cuidado, debido que todas esas ideas plasmadas en diseños o documentos se empiezan a materializar.

En esta entrega se desarrollarán los aspectos más importantes de la ejecución de proyectos, con el fin de tener la suficiente claridad para desarrollar el proyecto de una manera exitosa, teniendo en cuenta sus diferentes variables planificadas. A su vez daremos varios trucos que pueden ayudar a no cometer errores en la ejecución o toma de decisiones de último  momento en dicha etapa del proyecto.

¿Qué es la ejecución?
Para tener un concepto claro de la manera en la que se integra la planificación con la ejecución definiremos esta última como la etapa en la que se coordinan los recursos humanos y materiales de acuerdo a lo establecido en el Plan de Gestión del Proyecto, desarrollado en la planificación, con el fin de producir las entregas definidas y conseguir los objetivos marcados, es decir que se desarrolló el proyecto con la totalidad de entregas en el tiempo y con el costo calculado, sin afectar la calidad del producto del proyecto.

Ahora bien, y entrando en materia, las áreas del conocimiento que se integrarán en esta etapa serán presentadas a continuación.

Para ajustar dicha integración se tomará el modelo de entradas y salidas, y así tener claro qué elementos serán los resultantes. Como principal elemento de entrada para la etapa de ejecución se tiene el Plan de Gestión del Proyecto y como salida se tomarán los diferentes documentos, entregas o informes.

Área de calidad: En la ejecución del proyecto está contemplado un subproceso que será clave en el desarrollo de las entregas, el cual asegurará la calidad, en el que se desarrollan de una manera sistemática las actividades, con el fin de satisfacer los estándares de calidad establecidos en el proyecto. Lo anterior se puede resumir mediante la realización de auditorías de calidad, con el fin de identificar las mejores prácticas para el desarrollo de las entregas y así de una vez se pueden identificar las diferencias o anomalías, lo cual afectaría el producto final.

Área de recursos humanos: En este momento se desarrollarán dos subprocesos que  consisten en la adquisición y desarrollo del equipo del proyecto, es decir aquellas personas que participarán en el desarrollo serán vinculadas al proyecto de manera independiente, así hagan parte o no de la organización, y sus roles y responsabilidades serán definidos de tal manera que sea muy trasparente y clara la función de cada uno de los miembros del equipo del proyecto.

El segundo subproceso consiste en desarrollar al máximo las competencias de cada uno de los integrantes del equipo de trabajo, en esta parte quien sea el encargado de gerenciar el proyecto es clave para determinar las competencias de su equipo, ya que si las sabe explotar casi tendría asegurado en un 80% el éxito del proyecto, pues recordemos que los proyectos funcionan como la orquesta sinfónica, en la que el gerente es quien lleva la batuta y sus músicos son coordinados por el director de la orquesta, por eso la importancia de que ellos sean bien organizados.

Por lo general, de acuerdo al grado de importancia del Stakeholder se determina la frecuencia de la comunicación y el detalle de estos informes. A su vez dentro de las comunicaciones que se presenten deben tener en cuenta aquellas solicitudes de cambio que se vallan generando de acuerdo a las variaciones que se generen por el desarrollo de las diferentes fases de ejecución del proyecto.

Área de adquisiciones: En lo que respecta al área de las adquisiciones es necesario tener plenamente identificados los proveedores, para desarrollar con cada uno de estos el plan de compras, contratación y adquisiciones. En lo referente a esta área se desarrollarán más adelante las claves específicas, de tal manera que permitan gestionar de manera óptima los recurso del proyecto.

Esta etapa es sencilla pero de mucho cuidado ya que las áreas de calidad y comunicaciones son de vital importancia para el desarrollo del proyecto, pues en estas recae toda la responsabilidad de la calidad del producto y la gestión de los Stakeholders del proyecto. En ese orden de ideas, para a continuación daremos las claves que a tener en cuenta en cuenta en las áreas de Calidad, Comunicaciones y Recursos Humanos, con el objetivo de resumir de una manera práctica lo presentado en este articulo y que nos garantizarán el éxito en la ejecución del proyecto si son tenidas en cuenta, en especial si queremos ejecutar el proyecto sin contratiempo alguno.

Clave 10: Para un adecuado desarrollo o ejecución del proyecto en lo referente al área de calidad se recomienda tener a la mano el plan de calidad de la empresa como base para implementar el sistema de calidad para el proyecto. En caso de no tener esta información o no tener implementado el sistema de calidad se recomienda verificar los principales procesos para la elaboración del producto del proyecto, es decir que dichas actividades se realicen de manera sistemática y que estas a su vez satisfagan los requerimientos solicitados por el cliente.

En caso de encontrar variaciones importantes dentro de la ejecución del proyecto es importante que siempre se esté diligenciando la documentación adecuada y en especial el formato de control, que por lo general cuando se realiza el levantamiento de los requerimientos en los proyectos de seguridad se tiende a realizarlo de manera verbal y en el mejor de los casos se levanta un plano de ubicación de elementos.

Pero esto no es suficiente, se recomienda documentar qué elemento será instalado, cuál será la ubicación, qué área cubrirá y cuál será su principal función. Esto garantizará que en el momento de verificar la entrega se tenga una lista de chequeo con las principales características del mismo. Es importante tener cuidad con esta clave, pues en algunos contratos no se especifican los requerimientos sino que dejan abierta la entrega con un simple “Plena satisfacción del cliente” y es en esta frase donde el proyecto se convierte en interminable, pues es muy difícil que el cliente quede plenamente satisfecho si no se concreta esa satisfacción.

Aclaro que en esta etapa uno de los documentos más importantes es el llamado “Documento de Solicitud de Cambio”, el cual tiene como principal objetivo modificar el alcance del proyecto lo que afectará su costo y tiempo. Es por esto que la mayoría de los proyectos donde no se gestiona este documento se convierten en proyectos de nunca acabar pues no analizan qué tan importante es el cambio y en qué magnitud lo afecta.

Otro elemento a tener en cuenta es la presentación de informes semanales o quincenales sobre los avances, con el fin de verificar y alimentar el cronograma de seguimiento del proyecto, pero siempre teniendo en cuenta qué porcentaje falta para terminar y no qué porcentaje de ejecución se tiene, ya que en muchas ocasiones se ha observado que nunca se tiene un reporte real, pues siempre que se actualizan o solicitan datos el proyecto nunca tienen retrasos, pero justamente estando al 90% de su desarrollo empieza a reflejar demoras injustificadas.

Clave 12: Para desarrollar de una manera efectiva el equipo del proyecto se debe plantear una figura de liderazgo y no de jerarquía, pues se nota la falta de disposición de algunos equipos proyectistas cuando se imponen jefes y no se tienen líderes de proyecto. Es importante que el líder tenga unas excelentes capacidades de comunicación que generen seguridad en lo que le transmite a su equipo y a sus Stakeholders, ya que de no hacerlo el éxito del proyecto puede estarse viendo afectado.

Adicionalmente el gerente del proyecto debe tener en cuenta las principales cualidades de cada uno de sus miembros colaboradores, con el fin de sacar el mayor beneficio en pro del proyecto, es por eso que esa habilidad de saber a quién le asigna determinadas funciones, de acuerdo a sus gustos y capacidades, hace que  el proyectista se sienta complacido con las tareas que realiza.
Para esta entrega no se desarrollará el análisis del caso, ya que los temas tratados no pueden ser ejemplarizados debido a que se requiere de una tarea de campo o práctica.

En las siguientes publicaciones terminaremos con el tema de control y cierre, para que se entre a verificar qué elementos o herramientas informáticas se tienen para la gerencia de proyectos.

* Henry A. Rivera R. es Ingeniero Electrónico, Especialista en gerencia de proyectos, miembro del PMI Capítulo Colombia y con amplia experiencia en la planeación y ejecución de proyectos en el área de seguridad electrónica.