Desde hace muchos años he notado un grave problema al estimar el valor de los sistemas electrónicos de seguridad para grandes proyectos. Acá les presento algunos aspectos a tener en cuenta a la hora de estimar dichos valores.
por Germán Alexis Cortés H. *
Todos sabemos que se requiere un diseño profesional que nos indique las especificaciones de los elementos y las cantidades detalladas de equipos e infraestructura. Sin embargo en muchas ocasiones el usuario final desconoce esta etapa y considera que son las empresas integradoras quienes “mágicamente” deben saber que equipos necesitan, para satisfacer los requerimientos de seguridad.
En realidad el problema se origina en la falta de visión y conocimiento del usuario final, sobre la necesidad imperiosa y casi que obligatoria de asesorarse por expertos, para realizar un diseño, planear el proyecto y discutir muchas de las opciones que en el mercado se encuentran disponibles, antes de solicitar cotizaciones.
Situación actual
Las empresas integradoras de seguridad electrónica en su rutina diaria se enfrentan a situaciones difíciles porque deben generar una oferta económica de un sistema de seguridad, pero no saben con exactitud que deben cotizar. Y se entiende que hacer la labor de diseño, sin saber las intenciones del usuario final es un riesgo que cuesta mucho dinero asumirlo.
La solución obvia (es lo que la mayoría hace, actualmente), es entrar en esa etapa de diseño gratuito y a “regañadientes”, seguir estos pasos: a) solicitar planos arquitectónicos, b) de una manera general y poco cuidadosa realizar un recorrido del sitio, c) hacer un diseño conceptual y básico en forma gratuita del sistema a instalar y d) de manera muy rápida generar solo unas cantidades aproximadas de equipos porque para detallar la infraestructura necesaria, se necesitaría mayor tiempo invertido.
Esta fase debe ser muy rápida, para que el usuario final sienta que su propuesta económica se hace de manera inmediata, vea que el integrador es eficiente y no se desanime en la compra de los sistemas electrónicos.
Ineficiencia e inocencia
Pero todo esto es un gran error, al menos en sistemas de seguridad electrónicos de mediano o gran tamaño. Porque muchas veces se hace un esfuerzo para lograr hacer ese “diseño” incipiente, gratuito y ultra rápido, que genera unas cantidades inexactas y por lo tanto unos costos, que en la gran mayoría de casos se ven afectados por situaciones adversas y sorpresas en el momento de instalación, incrementando el valor final un porcentaje muy grande. Contrario a lo que muchos creen, esto solo demuestra la falta de experiencia del integrador y el poco profesionalismo con el que se hizo la estimación inicial.
En otras ocasiones los presupuestos le parecen excesivos al comprador y simplemente lo desmotivan a comprar, perdiendo entonces el esfuerzo de la empresa integradora y mal gastando el tiempo de ambas empresas.
Es allí donde he descubierto que el porcentaje de efectividad de muchas empresas integradoras es muy bajo. Es decir, se convierten en “fábricas de propuestas y cotizaciones”... pero venden muy poco. Tengo decenas de amigos, que viven con la inocente ilusión de grandes utilidades, porque han cotizado mucho y al final... los resultados de ventas reales son decepcionantes; afectando la moral de todo el grupo técnico y comercial.
¿Qué hacer entonces?
Lo primero será calificar a nuestro cliente. Es muy importante saber el tipo de conocimiento del tema de seguridad electrónica que tiene nuestro interlocutor y la verdadera intención que tiene al solicitarnos una propuesta económica.
Es decir, si es la primera vez que el usuario final se interesa en el rubro de seguridad electrónica es muy probable que todo lo que desee saber es un estimado general de cuanto le cuesta tener un sistema dentro de su proyecto general.
Pero si es un usuario que ya conoce del tema, de su costo estimado, procesos y realidades, entonces lo que desea es tener una propuesta formal y detallada del sistema, en ese caso seguramente tendrá una especificaciones y cantidades preliminares fruto de un diseño o si no las tiene, entenderá que ese es el siguiente paso, antes de una oferta detallada.
Estrategia recomendada
Comencemos por reconocer que Siempre será mejor, explicarle al usuario final que se necesita una etapa de diseño profesional antes de poder cotizar cualquier cosa. Se le debe aclarar y hacer tomar conciencia de que ese diseño profesional requiere de un esfuerzo humano especializado, que toma un tiempo prudencial y que genera documentos profesionales como estudios de riesgo, planos exactos, diagramas, cálculos de ingeniería, cuadros detallados y especificaciones.
Por lo tanto todo esto tiene un costo que es imposible regalar. Solo así podrá saber a conciencia, cuánto vale su sistema de seguridad y si acaso el presupuesto no alcanza, poder dividirlo en fases programadas y orientadas por el diseñador.
Sin embargo no todos los usuarios finales están dispuestos a pagar un diseño y mucho menos a esperar a que el diseño profesional se realice. A veces, todo lo que desea el usuario final es saber de manera aproximada, cuanto le costaría un sistema que satisfaga sus necesidades, pero sin comprometerse a comprarlo o a invertir en los estudios y diseño para ello.
Existe una forma fácil de resolver esta situación que nos permite dar un valor aproximado del sistema, sin necesidad de hacer diseños desgastantes e incipientes, ni gastar recursos humanos de manera infructuosa. Me refiero a que debemos descubrir y calcular algunos índices y factores multiplicadores, basados en datos que el mismo usuario final nos entregue, para estimar rápidamente el valor de nuestros productos y servicios.
Demostrar profesionalismo
Algunos usuarios finales han reconocido que perdieron confianza en muchos integradores, cuando les preguntaron sobre un presupuesto estimado y el representante evadió la respuesta en varias ocasiones y al final se fue sin comprometerse con una cifra aproximada.
Piénselo bien. Es como si usted fuera a comprar un carro, le explica al vendedor de autos que requiere un campero para ir a su finca, le pregunta al vendedor que cuánto vale aproximadamente, pero a cambio de escuchar una cifra, o al menos un rango probable; el vendedor le da muchas explicaciones, lo llena de simples disculpas y le dice que debe visitar su casa, su finca, conocer a su familia y en una semana le manda la cotización del campero. ¿Le gustaría? ¿Se sentiría cómodo permitiendo que el vendedor hiciera todas esas visitas? ¿Y entonces porque en seguridad electrónica no podemos dar un precio aproximado? ¿Será que no tenemos experiencia? ¿Será que no conocemos nuestro trabajo? ¿Qué pasa entonces?
Mucha gente del gremio me dice que no se pueden comprometer con una cifra, porque depende de muchos factores que no se pueden generalizar y que por lo tanto se hace indispensable una etapa de estudio. En eso estoy totalmente de acuerdo. Pero, ¿usted realmente cree que en tres días va a hacer el estudio detallado y profesional de todo el sistema y generar una cifra que se acerque al costo final?
Recuerde que partimos de una realidad y es que la mayoría de sistemas de seguridad se venden en una cifra y se terminan haciendo en otra muy distinta. ¡Le parece que eso es de profesionales? ¡Le parece que eso ayuda a generar confianza en nuestro gremio?
Por eso muchos usuarios finales desconfían cuando el supuesto “experto” no sabe cómo cobrar y ni siquiera da cifras aproximadas de manera inmediata.
La solución siguen siendo los índices que debemos descubrir, calcular y aprender a utilizar con agilidad.
Descubriendo índices
Un índice según la Real Academia de la Lengua Española, es una Expresión numérica o Cifra que expresa la relación entre una serie de datos y permite sacar conclusiones.
Por lo tanto para seguridad electrónica debemos buscar los Índices que nos ayuden a expresar costos aproximados basados en una serie de datos que nuestro cliente ya posea. Hacer lo difícil, algo simple y sencillo, vale oro. Al respecto le ofrezco (de manera gratuita), dos métodos que he desarrollado de manera muy simple y que me han ayudado a evitar convertirme en una ineficiente “fábrica de cotizaciones”.
Aclaro que pueden existir muchos métodos e índices similares, que espero usted descubra, calcule y pueda compartirme para divulgarlo entre todos.
a) Precio por metro cuadrado.
Es el método más reconocido y muy usado en el gremio de la construcción. Consiste en encontrar un costo por metro cuadrado de un subsistema de seguridad electrónica. Por lo tanto deberíamos descubrir y calcular un índice para un sistema de CCTV, para un sistema de alarmas para detección de intrusión o incendio y finalmente uno para un sistema de control de acceso.
De esta manera sería muy fácil preguntar a nuestro cliente, el área total del proyecto, multiplicarla por el precio por metro cuadrado y en 20 segundos (usando una calculadora manual) o menos tiempo (usando su agilidad mental), tendría un valor aproximado del costo del sistema de seguridad electrónica para ese proyecto.
b) Porcentaje del proyecto.
El segundo método, igual de conocido y usado en otros rubros y profesiones para la construcción, es descubrir y calcular un porcentaje que represente cada subsistema dentro del costo total del proyecto. De esta manera es muy fácil dar un valor aproximado de los sistemas de seguridad electrónica, conociendo el valor total del proyecto (su cliente seguramente lo conoce) y sacando el porcentaje estimado. De nuevo en menos de 20 segundos tendría una cifra aproximada.
Ambos métodos pueden darnos un estimado o al menos un rango de valores. Lo ideal es que los métodos usados, arrojen cifras que deben parecerse y allí radica la efectividad y certeza de los índices.
Cliente satisfecho
Le garantizo que su cliente se sentirá satisfecho con la respuesta y entenderá que es una cifra aproximada, que en nada lo compromete a usted o a su empresa, pues se entiende que nadie en 20 segundos logra conocer el precio exacto de un proyecto con tantas variables. Sin embargo, le está demostrando a su cliente conocimiento del tema y experiencia.
En muchas ocasiones ese valor es suficiente para seguir adelante y justificar la etapa de estudios y diseño profesional necesario o, simplemente detener las actividades en un proyecto en donde el costo no estaba previsto y por lo tanto es innecesario continuar.
Le voy a dar otro consejo de oro: en el momento en que usted pronuncie el valor aproximado que logró con el cálculo anterior de 20 segundos, por favor mire a su cliente y observe detalladamente la reacción a la cifra pronunciada... en muchas ocasiones aunque las palabras de su cliente digan algo, su expresión corporal (55% de la comunicación humana) puede decir otra cosa. Si usted es profesional en ventas tendrá conocimientos de programación neurolingüística y de seguro entenderá, que debemos saber leer los mensajes de nuestro cliente.
Es allí donde nos convertimos en expertos asesores y podremos tomar decisiones inmediatas. Entenderá también que nada de esto se puede hacer por teléfono y mucho menos por email. Pero ese es otro tema, al que le dedicaremos espacio y tiempo en otra ocasión.
¿Cómo calcular los índices?
En muchas ocasiones estos índices pueden ser similares. Sin embargo depende de cada nación, de las costumbres y forma de trabajo del área constructiva. Por lo tanto lo mejor es tener muchas cotizaciones, muchas estadísticas y analizar el comportamiento del gremio en cada sitio.
Me anticipo a comentarle, que el proceso para identificar y calcular los índices, es tedioso, repetitivo y muy dispendioso; pero se debe hacer para garantizar resultados acertados. (Se recomienda actualizar los índices, al menos cada año).
1. Inicie por las cotizaciones de seguridad electrónica que su empresa ha hecho en los últimos tres (3) años. Clasifíquelas en tres grupos. Proyectos grandes, medianos y pequeños. Descarte los proyectos pequeños. Al final de este artículo, hablo un poco de ellos. Trabaje con los medianos y grandes.
2. Clasifique también en complejidad del proyecto, Alta, mediana y baja complejidad. Por ejemplo, baja complejidad es un edificio de oficinas, en donde se sabe a qué horas entran y salen las personas, por donde deben entrar y salir y que actividades rutinarias se tienen. Mientras que un proyecto de alta complejidad puede ser un hospital o un aeropuerto. Un Mall puede ser de media complejidad.
3. De cada cotización extraiga los subtotales de cada subsistema, incluyendo el tema de infraestructura (ductería, cableado, espacios).
4. Ahora tabule en una hoja de cálculo como Excel, los resultados extraídos. Dele nombre a tres (3) columnas según el tamaño del proyecto y para cada uno de ellos, dele nombre en otras tres (3) columnas por complejidad (en total tendrá: nueve (9) columnas). Ahora defina cinco (5) o más filas, una para cada subsistema. Tiene ahora una matriz de 45 celdas.
5. En cada celda saque el promedio aritmético (sumar las cifras y dividir por el numero de cifras sumadas) de todos los subtotales que clasifiquen en esa celda, según sus propias cotizaciones.
6. Finalmente deberá hacer una investigación con sus clientes, en donde deberá preguntarles dos datos: el área en m2 del proyecto y el costo final del proyecto, en donde usted cotizó equipos de seguridad electrónica. Esta es la etapa más demorada, porque no todos los datos son fáciles de lograr.
7. Fíjese que se basa estadísticamente en todas las cotizaciones, de sistemas grandes o medianos. No solo en los clientes reales con los cuales ha hecho contrato. Por lo tanto estoy seguro que su base estadística es grande y suficiente.
8. Incluya los datos investigados como filas en la parte inferior del cuadro, clasificando el proyecto según lo acordado. En estas celdas también puede incluir la media aritmética de los valores de cada proyecto.
9. Finalmente evalúe y analice las cifras: Podrá generalizar y encontrar un valor promedio de cada subsistema por metro cuadrado (dependiendo de la complejidad y tamaño del proyecto).
10. También podrá generalizar y encontrar un valor promedio del costo que representa cada subsistema respecto al total del proyecto.
Insisto en que estos datos pueden ser difíciles y tediosos de investigar pero es su deber hacerlo, con el ánimo de contar con una herramienta estupenda y ágil, que le permitirá ser más eficiente y estar siempre un paso adelante de su competencia.
En algunas empresas esta labor se hace de forma automática y rutinaria, basándose en un software de gestión comercial, tipo CRM o similar, de tal manera que los índices son actualizados continuamente y se tienen las tendencias estadísticas de los índices en cada temporada del año. Excelente herramienta para dar pasos más seguros y minimizar el riesgo inherente de la cifra.
Ejemplo de índices
Imagino que anda un poco confundido (le sugiero que cuando termine de leer todo el artículo, lea de nuevo la forma para encontrar por usted mismo los índices). Solo a manera de ejemplo, les doy tres (3) datos, que han sido comprobados por algunas empresas, en varios países latinoamericanos:
*El valor promedio de todos los sistemas electrónicos de seguridad (incluida la etapa de diseño, supervisión, infraestructura y equipos para CCTV, alarmas y control de acceso), es aproximadamente un 3,5% del valor total de un proyecto completo a nivel arquitectónico y de las demás ingenierías.
*El valor por metro cuadrado de todos los sistemas electrónicos de seguridad, puede variar entre US$30 y US$80, dependiendo de la complejidad del proyecto.
*El peso del costo de cada subsistema dentro de la totalidad de un sistema de seguridad electrónico, depende de cada necesidad, pero generalizando y promediando según estadísticas de 2012, podemos dividirlo así: CCTV 29%, Acceso 26%, Incendio 18%, Infraestructura 14%, Intrusión 8% (sin perímetro), Integración 5%.
Le recuerdo que los costos y valores expresados como índices y tarifas, son solo un referente a manera de ejemplo. Es indispensable que usted realice los análisis basados en sus propias estadísticas para lograr índices certeros en su ciudad y bajo sus normas.
Ejemplos prácticos reales
Veamos cómo aplicar estos índices, con dos ejemplos reales:
1. Usted se encuentra con un cliente que le dice que va a construir un centro comercial. El mall va a tener 15.000 metros cuadrados. Desea que usted le cotice el sistema de Detección de Incendios y le pregunta que eso cuánto vale.
Entonces usted puede hacer el siguiente proceso:
a) Clasifica al centro comercial como un proyecto de complejidad media baja. Basándose en el índice II, ve que el punto central entre US$30 y US$90 es US$60. Entonces usted decide que va a utilizar un índice de US$45 por metro cuadrado.
b) Según el índice III, usted sabe que aproximadamente el sistema de incendio pesa el 18% de la totalidad de los sistemas de seguridad electrónicos.
c) Hace la siguiente operación matemática: 15.000 m2 x US$45 x 0,18 = US$121.500
Le dice a su cliente que el sistema puede costar cerca de US$120.000 dólares, pero que para tener un valor certero y detallado, debe hacer un estudio y diseño profesional, antes de cotizar formalmente. ¿Entiende la inmensa diferencia, en su respuesta, al contar con índices adecuados?
2. Usted va a visitar a una empresa constructora y le informan que desean construir un hotel de 5 estrellas en la bahía. Aun no tienen planos arquitectónicos definitivos. Desean que tenga todos los sistemas de seguridad. ¡Cuanto pueden costar?
a) Al no tener un valor exacto del área, usted pregunta cuánto es el presupuesto total para el proyecto. Le informan que hasta ahora se ha pensado en un proyecto de US$30 millones.
b) Usted sabe que el peso de todos los sistemas de seguridad es de aproximadamente el 3,5% del total del proyecto.
c) Hace la operación matemática: US$30M x 0,035 = US$1,050 millones. Le dice al responsable que los sistemas de seguridad, incluyendo equipos y ductería y todos los gastos asociados, pueden costar un poco más de un millón de dólares, pero que para tener un valor certero y detallado, debe hacer un estudio y diseño profesional, antes de cotizar formalmente.
Al decir la cifra, mira y analiza a su cliente y solo así sabrá, interpretando correctamente la reacción, si puede seguir adelante con el proyecto o si cambia la estrategia. Y todo esto en menos de 20 segundos... Demostrando profesionalismo, seriedad y experiencia; pero sobretodo sin invertir recursos de ingeniería, en diseños rápidos, infructuosos y poco profesionales.
Siguiente etapa
Una vez su cliente sabe el costo aproximado (estimado) del sistema y desea seguir adelante, entonces la etapa siguiente es realizar los estudios y el Diseño profesional del sistema de seguridad. Obviamente esta etapa tendrá un costo y por lo tanto la siguiente cotización no debe ser de suministro de equipos y mano de obra; sino de labores de consultoría especializada que de manera MUY profesional y detallada, nos indicarán las especificaciones y costos reales de un sistema que satisfaga las necesidades de nuestro cliente.
Esta etapa puede ser realizada por usted mismo como integrador de seguridad electrónica; solo si cuenta con la experiencia y el profesional capacitado. También puede subcontratarla externamente a una empresa consultora o puede recomendarle a su cliente con quien contratar esta fase.
Le aseguro que en cualquiera de los casos, su cliente se dará cuenta de su profesionalismo, incrementará la confianza en su empresa y demostrará amplia experiencia en el gremio, para beneficio de todos.
Conclusiones
Debemos evitar hacer cotizaciones basadas en diseños incipientes, demasiado generales y poco profesionales, porque estamos engañando al usuario final y perdemos credibilidad. Debemos conocer las verdaderas intenciones de nuestro comprador. Debemos cobrar por los Estudios y Diseños profesionales.
Debemos esforzarnos por calcular índices (basados en nuestra propia estadística) que nos ayuden a dar una respuesta inmediata y aproximada, del valor estimado de los diferentes sistemas de seguridad electrónica.
Para los proyectos pequeños, aplica el método, pero como el diseño detallado es mucho más rápido y sencillo, entonces hay menos riesgo al hacer la propuesta basada en visitas y estudios reales. Así que para proyectos muy pequeños, puede seguir “regalando” el diseño básico.
El método aplica al resto de redes electrónicas para comunicaciones, automatización, audio, video, control y demás elementos electrónicos en una edificación moderna. Si desea más información no dude en comunicarme sus inquietudes y con gusto le ayudaré. Debemos incrementar la efectividad de nuestras ofertas económicas, evitando ser “fabricas de cotizaciones”.
* Germán Alexis Cortés H. es Ingeniero Electrónico colombiano, con postgrado en Sistemas Gerenciales de Ingeniería. Consultor del National Institute of Standards and Technology – NIST, en Seguridad electrónica y automatización de edificios. CCP de ASIS, y CISSP de ISC2. Tiene más de 20 años de experiencia en la industria de seguridad electrónica. Reconocido conferencista y docente universitario en temas de alta tecnología a nivel latino. Ha sido directivo de varias empresas del sector y actualmente es socio y dirige Insetrón Ltda, compañía de ingeniería y consultoría técnica en proyectos de redes electrónicas para seguridad, comunicaciones y automatización. Ha participado exitosamente en más de 150 proyectos a nivel latino.
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