Segunda parte: en tiempos de teletrabajo, hay diferentes opciones de comunicación que permiten optimizar la producción y mejorar los recursos de los profesionales.
por Osvaldo Callegari*
En la primera parte de este artículo que apareció en la edición 24-4, se revelaron detalles sobre dos herramientas básicas para un buen trabajo remoto: acceso remoto simple y video conferencias y chat. Continuando desde el artículo anterior mencionaremos las siguientes herramientas:
3 Control de tiempo y agenda
4 Compartir archivos
5 Mantener el equilibrio de la mente
6 Hoja de cálculo, texto, gráficos.
3 - Control de tiempo y agenda
Existen en la actualidad muchas aplicaciones que permiten realizar el trabajo en equipo y a su vez llevar la información centralizada en uno o varios puntos. Como son una gran cantidad y muy efectivas vamos a citar algunas al sólo efecto de mostrar sus prestaciones.
Podemos inferir que dentro de las aplicaciones de control de tiempo están aquellas organizativas, permitiendo la sincronización del flujo de datos de la empresa.
Una de las aplicaciones de agenda mas conocida y gratuitas es Google Calendar®
Tener una buena sincronización es sinónimo de efectividad, ser puntual a una reunión, controlar vencimientos, horas afectadas a clientes. Estas son algunas de las bondades de Google Calendar.
Es posible utilizar diferentes calendarios, enviar solicitudes de reunión por Gmail. Si el navegador tiene habilitadas las notificaciones es posible visualizar los vencimientos o avisos de reuniones. Está basado en Ajax, significa que se pueden arrastrar y soltar tareas sin que se recargue la página.
De agenda simple a proyecto
Últimamente las agendas comunes o calendarios dinámicos se han ido integrando a aplicaciones mas complejas. Como lo son los administradores de proyectos. El hecho de que debido a las situaciones actuales se deba trabajar desde el hogar, hace que variables que uno controla manualmente en la oficina deban integrarse en varios procesos. Allí es donde surgen los administradores de proyectos, los cuales permiten múltiples puertas de acceso y control, desde los superiores llegando a todos los empleados de la empresa. El concepto colmena se da en estos casos, un lugar centralizado y sincronizado.
Google Suite un buen ejemplo de aplicaciones de integración, integra documentos como Google Docs, Tablas (Hojas de cálculo), calendario. Casi todos los procesos se realizan en tiempo real. La unión de varios productos permite mejorar la productividad de la mano del confort.
La administración de proyectos es una metodología usada a nivel mundial, por empresas e instituciones para alcanzar objetivos en un tiempo determinado. También significa llevar una gestión equilibrando, separando las urgencias de las tareas que realmente son importantes para el cliente. El volumen de trabajo, las variables y los requisitos cada vez más complejos, han dado lugar a que cada vez más empresas e instituciones administren su trabajo por proyectos
Las cinco fases consideradas para los proyectos son:
1. Inicio.
2. Planificación.
3. Ejecución.
4. Control.
5. Conclusión.
Las 10 áreas de conocimiento son:
1. Integración.
2. Alcance.
3. Tiempo.
4. Costo.
5. Calidad.
6. Recursos Humanos
7. Comunicaciones.
8. Riesgos.
9. Adquisiciones
10. Interesados.
Los 47 procesos están distribuidos en las fases del proyecto de la siguiente forma:
1. Fase de Inicio: dos procesos
2. Fase de Planificación: 24 procesos.
3. Fase de Ejecución: ocho procesos.
4. Fase de Monitoreo y Control: 11 procesos.
5. Fase de Conclusión: dos procesos.
Descripción de las fases:
• Administración:Es el proceso de alcanzar objetivos a través de las personas.
• Proyecto: es el conjunto de actividades a realizar para alcanzar un objetivo.
• Estrategia: es la ruta o camino que se sigue para alcanzar un objetivo.
• Objetivo: es aquello que se desea conseguir mediante un conjunto de actividades en el largo plazo.
• Meta:Es lo que se desea lograr en términos cuantitativos en el corto o mediano plazo.
Adicionalmente mencionamos administradores de proyectos, quizá sea necesario un artículo para detallar sus alcances.
• Airtable
• Asana
• Pivotal Tracker
• Trello
• Wrike
4 - Compartir archivos
Una manera actual para vincular información es compartir archivos en la nube. Algunas de las formas de hacerlo.
1- Con aplicaciones específicas como Google Drive
2- Con links de descarga como Wetransfer (insertables dentro de un correo electrónico facilitando el envío de adjuntos)
3- Con servidores Opensource en la nube como Owncloud
Hoy todos estos servicios están integrados a los teléfonos celulares, tabletas, notebooks, etc. En poco tiempo más este concepto será una constante y se dará por sobre entendido.
Productos que brindan este servicio
• Dropbox ®
• One Drive® de Microsoft ®
• Drive de Google®
• 4Shared®
• Mega®
• Upload ®
• RapidGator®
• Nitro®
• 1Fichier
5 - Mantener el equilibrio de la mente
Con el trabajo remoto aparecen nuevos desafíos y no es como aquellos que piensan que trabajar desde la casa es la panacea.
Reglas saludables a considerar.
A- Ambiente de trabajo
• Seleccione un ambiente con el menor ruido exterior posible.
• Muchas veces un empleado vive en un departamento chico con hijos muy pequeños y es inevitable que el bullicio cotidiano se filtre en nuestras videoconferencias, para ello existen aplicaciones supresoras de ruidos que aíslan en su totalidad el sonido externo o de otras aplicaciones, a su vez podemos decir que las aplicaciones de videoconferencia traen incorporada esta función.
• Si es posible, tener acceso a la luz solar para que la vista no se canse tanto, aprovechar al máximo el sol.
• Existen aplicaciones para calibrar la pantalla según la hora del día. Ejemplo Flux.-
◦ Flux es una aplicación gratuita de escritorio que permite graduar la intensidad de la pantalla acorde a la hora del día, a su vez permite mejorar la legibilidad. Actualmente el producto está disponible para controlar las luces del hogar con un dispositivo IoT, desarrollaremos un artículo completo sobre esta nueva tendencia. Mantiene la información de las horas con luz y la respectiva atenuación según la estación.
• Una iluminación cálida de una lámpara sobre el teclado mejora sustancialmente la visual en ciertos momentos.
• Aromas
◦ Un sahumerio o algún aroma agradable cada tanto armoniza el puesto de trabajo.
• Oxigenación
◦ Es conveniente tener una ventilación externa indirecta con aire puro para estar mejor, muchas veces una calefacción (en invierno) por supuesto genera una sensación de encierro, se corrige con una ventilación adecuada.
B- Mantener ordenado el puesto de trabajo
• El tener ordenado el escritorio permite trabajar más cómodo y da amplitud a la hora de resolver problemas.
• Mantener la higiene del lugar
• Lavado de manos periódicamente (hoy más que nunca)
• Un buen bloque de notas con marcadores o lapiceras de cómoda escritura o softpen.
• Si usted utiliza video juegos muy pesados, es aconsejable dentro de las posibilidades usarlos en otro dispositivo, ya que esta opción puede ralentizar su equipo,
• Su computador debería tener herramientas de limpieza para agilizar las tareas diarias. Un ejemplo es CCleaner, aplicación de escritorio que mantiene el historial de la navegación en su explorador limpio optimizando la rapidez de apertura y ejecución.
C- Ambientación musical
• Temas y canciones instrumentales
◦ Al no tener incorporada la letra hace que uno no se distraiga del trabajo que esta haciendo, a su vez acompaña de forma indirecta.
• Sonido espacial
◦ De ser posible tener parlantes distribuídos de manera espacial evitando la clásica postura a los lados del monitor.
• En momentos de mucha concentración lo mejor es trabajar en silencio y sólo con los sonidos de la naturaleza, por supuesto en el lugar donde eso sea posible.
• Hay temas musicales que incluyen procesos de relajación y sanación
• El uso de auriculares es aceptable en algunos momentos.
D- Descanso y estiramiento
• El pasar mucho tiempo quieto obliga a mantener una rutina de ejercicios, en Internet hay muchos cursos cortos para ejercitar por renombrados profesionales del sector.
• Hay que evitar estar mucho tiempo sentado, muchas veces es saludable trabajar parado anotando cosas o escribiendo en el móvil, el cambio de posición es fundamental.
• Hay un método italiano que indica trabajo por x tiempo y movilidad por x tiempo, de manera de por ejemplo estar sentado 20 minutos y 10 minutos de actividad esto en forma aleatoria.
• Ejercicios como el Yoga o posiciones del Kung Fu son muy saludables ayudan a un equilibrio integral.
6- Hoja de cálculo, texto, gráficos
Herramientas útiles para el teletrabajo- Anotadores
Por defecto en sistemas como Windows viene el bloque de notas un clásico para tomar notas, adjuntar chats etc. Hay otras aplicaciones similares como Notepad++ que además de manejar texto plano pueden leer formatos de programación como Html,Css y demás con la correcta indentación y sus respectivos colores. Sticky Notes es una aplicación de escritorio que provee las clásicas notas de colores cuadradas.
Muchas veces otra herramienta que nos puede sacar del paso es Paint (Paintbrush) una aplicación de escritorio que ha estado a lo largo de las versiones de Windows® , permite entre otras cosas copiar y pegar impresiones de pantallas, fotos de chat etc. a un formato más liviano como PNG para enviar por correo electrónico.
Un anotador en línea famoso es Pastebin®, utilizado ampliamente en el mundo por textos temporarios, también lugar preferido de los hackers para el intercambio de información anónima.
Hojas de cálculo, una gran mayoría utiliza el paquete de Office, en el mercado hay similares de código abierto como Libreoffice que andan muy bien.
Se utilizan también muchas aplicaciones que vienen embebidas en los navegadores, conocidas como extensiones del navegador. Podemos decir que es una tendencia en crecimiento las herramientas solapadas.
Mayormente todos usamos el navegador de nuestro móvil o nuestro computador para una infinidad de tareas. Hay aplicaciones excelentes que van desde un traductor de lenguajes a descargadores de videos, bloqueos de publicidad molesta, manejo de archivos con Google Drive, extensión de Pastebin etc.
La pantalla del computador cumple un rol primordial, elija colores y fondos pastel para descansar más la vista. Tómese un tiempo para seleccionar por ejemplo en los procesadores de texto como Word® que tipo de fuente y tamaño le resulta cómodo, esto le evitará la fatiga o cansancio de ojos.
Conclusiones
Las aplicaciones permiten ayudarle a mejorar el trabajo en equipo y mantener un flujo de trabajo constante. Con las aplicaciones adecuadas mejorará la calidad de prestaciones hacia los demás. Un mayor seguimiento de los temas dependiendo del negocio que se encuentre. Hay un mercado emergente dando soporte al trabajo remoto. Lo ideal es que su equipo y usted utilicen aplicaciones coherentes que la faciliten su vida.
Esta modalidad (trabajo remoto) ha llegado para quedarse, como siempre estos son lineamientos básicos como guía para tener una saludable manera de trabajar, lo importante como usuario final es que sepa que hay muchas opciones para mejorar sus condiciones de la nueva moda de trabajo.
Indudablemente como siempre decimos: nuevas tecnologías emergentes, prestaciones, servicios; surgen muchas veces como problemas globales, como es la Pandemia casi como un aprendizaje forzoso..
Las marcas y empresas mencionadas en este artículo pertenecen a nombres y marcas registradas de sus propias empresas. La estructura de descripción de proyectos es fuente de Wikipedia®
* Para comunicarse con el autor de este artículo escriba a [email protected]
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