En tiempos de teletrabajo, hay diferentes opciones de comunicación que permiten optimizar la producción y mejorar los recursos de los profesionales.
por Osvaldo Callegari*
Este año quedará registrado en la historia como un antes y un después, un año que permanecerá en el consciente colectivo por la magnitud de su alcance por mucho tiempo. Esta situación marca un precedente y modifica la forma en que las personas van a trabajar de ahora en más. Los trabajos que antes era requisito estar en la empresa ahora por arte de magia cambiaron la óptica. Ahora se obliga a trabajar remoto.
Esto trae algunos beneficios relativos a las corporaciones, caso de los seguros del empleado, como a partir de este dilema trabaja en su casa, el empleador ve que los riesgos son menores. Menos gasto de luz en la oficina, menos calefacción y aire acondicionado, sólo el computador prendido y una buena conexión de Internet. Es muy probable que el trabajo como lo conocíamos no regrese, sí con horarios alternativos, trabajo en la casa 70% y 30% en la oficina.
Todo esto hace un replanteo de muchas variables, cuestiones técnicas, operativas, etc. Para ello vamos a citar una serie de herramientas útiles para el empleado hogareño, posiblemente en cuarentena.
Aspectos a tener en cuenta
Cuando se trabaja desde el hogar con computadoras personales o portátiles los niveles de seguridad no siempre son los ideales, los antivirus y protección de Internet están en segundo plano. Al poseer una máquina infectada es factible trasladar el virus a la empresa.
Las herramientas básicas para un buen trabajo remoto:
Aplicaciones de:
1 Acceso Remoto simple
2 Video Conferencias y Chat
3 Control de Tiempo y Agenda
4 Compartir Archivos
5 Mantener el equilibrio de la mente
6 Hoja de Cálculo, Texto, Gráficos.
La cantidad de aplicaciones disponibles para cada punto son interminables, la idea es que se tenga noción de los elementos necesario y que cada uno considere en cuales se encuentra más cómodo para la tarea desde el hogar.-
1. Acceso Remoto
Dentro de las herramientas de acceso remoto podemos decir que están las gratuitas, pseudo gratuitas y comerciales. Vamos a mencionar brevemente cada una y los pro y contra que poseen.
Escritorio remoto de Chrome
Configurar el acceso remoto a tu ordenador
Para configurar esta forma remota debe realizar los siguientes pasos.
1. Abrir Chrome en su ordenador.
2. Escribir “remotedesktop.google.com/access” en la barra de direcciones.
3. En "Configurar el acceso remoto", haz clic en Descargar.
4. Sigue las instrucciones que aparecen en pantalla para descargar e instalar Escritorio Remoto de Chrome.
Puede que tenga que escribir la contraseña de su ordenador para que Escritorio Remoto de Chrome pueda acceder. También es posible que se le pida que cambie la configuración de seguridad en Preferencias.
Puede incorporarse al navegador como una extensión más.
Algunos Pro y Contras
Pro: Ventaja de ser gratuito, el escritorio remoto responde bien.
Cons: Genera inconvenientes si se conecta mas de una persona al mismo ordenador.
TeamViewer
Aplicación pionera en acceso remoto, de los primeros en salir al mercado allá por el 2005. Sirve tanto como para dar acceso remoto como para brindar soporte técnico. Las últimas versiones han incorporado realidad aumentada e inteligencia artificial en módulos separados. En su esencia cumple con la función remota desde sus comienzos.
Para instalarlo basta con acceder a su sitio y descargar la versión acorde a su sistema. www.teamviewer.com
Pro: Muy eficiente en el control remoto, variedad de herramientas como copiado remoto, audio remoto, video conferencia, voip, etc. Tiene su versión gratuita privadamente no comercial.
Contras: Su costo es un poco alto dependiendo del tipo de empleo a realizar.
Hay una versión que requiere instalar el sistema en los dos extremos y una sin instalación denominada Quicksupport.
Escritorio Remoto de Windows
La herramienta ideal para los usuarios de Windows, viene preinstalado con el sistema operativo, en algunos es necesario habilitarlo como por ejemplo Windows 2019 Server, por seguridad viene deshabilitado. Los usuarios pueden conectarse entre sí de una manera súper sencilla.
Sólo es necesario iniciar sesión con el usuario y contraseña del ordenador remoto y automáticamente se conectarán ambos equipos mostrando en su pantalla el escritorio del ordenador remoto. Para ubicarla solo hay que ir al buscador y escribir escritorio remoto.
Pros: Anda muy bien, no se cuelga, si bien no tiene demasiadas herramientas adicionales es aceptable.
Contras: Solo para usuarios de Windows
Real VNC
Ésta es otra de las herramientas más conocidas y utilizadas de control remoto, requiere igualmente algo de conocimiento técnico para instalarla. Es compatible con la mayoría de los sistemas operativos, existe una versión gratuita y una de pago.
El protocolo en el cual esta basada esta aplicación es VNC (Virtual Network Computing)
Posee además un homólogo en la versión llamada Ultra VNC también software libre y gratuito.
Pros: Ágil y aceptable trabajo de escritorio remoto.
Contras: Es necesario contemplar parches de seguridad y mantenerla actualizada constantemente.
LogMeIn.
Esta herramienta es una de las que más han crecido durante los últimos años y está especialmente indicada para pequeñas y medianas empresas.
Permite control centralizado, imprimir en forma remota y 1 TB de espacio de almacenamiento.
Pro: Ágil y eficaz principalmente para trabajos grupales.
Contras: Dependiendo del rubro en que se utiliza sus costos son elevados.
Anydesk
AnyDesk es compatible con múltiples plataformas y sistemas operativos: Windows, Linux, Free BSD, Mac OS, iOS y Android. Para su uso es necesario instalar en los dos extremos, tiene transferencia de archivos, copias remotas. Colaboración en línea. Permite configurar su red propia.
Pro: conexiones rápidas y buena funcionalidad
Contras: Costos mensuales un poco altos.
2. Video conferencias y chat
Zoom
Es una de la aplicaciones que se hizo más popular este último año para video conferencias.
Permite interactuar virtualmente con compañeros de trabajo o empleadores cuando las reuniones en persona no son posibles. Esto hace que el teletrabajo parezca mucho más humano, ya que le ayuda a sentirse conectado.
Zoom se ha convertido en una herramienta esencial para equipos pequeños, medianos y grandes que desean mantenerse en contacto y continuar sus flujos de trabajo diarios con una interrupción mínima, además de convertirse en un firme favorito entre las personas.
Prestaciones: Reuniones individuales, videoconferencias grupales hasta 500 personas, compartir pantallas.
Pro: Muy buena aplicación para múltiples usuarios, ágil.
Contras: El tiempo esta limitado a 40 minutos cuando son más de 3 usuarios a una versión de pago.
Skype
Pionero de las comunicaciones remotas, cuando lo compró Microsoft pasó a ser un paquete adicional del Office 365. Es una aplicación software que permite llamar, ver, enviar mensajes y compartir con otros usuarios de Skype conectados a Internet. Para llamadas de audio utilizando la conexión de Internet, Skype es gratuito y permite añadir a la llamada hasta 25 personas.
Maneja un chat agendable de llamadas con notificaciones para el caso de ver llamadas o conferencias previas, le agrega un tilde de novedad si alguien de esa reunión produjo un comentario.
Pro: Las comunicaciones son de buena calidad
Contras: Con la nueva adquisición perdió las buenas características que tuvo con su anterior dueño.
Google Hangout ahora Google Meet
Es una aplicación multiplataforma competidor rival de zoom, fue originalmente Google Talk, Google Messenger. Fue mudando de proyecto en proyecto hasta llegar a lo que es hoy Google Meet. Permite multiconferencias, subtitulado instantáneo con tecnología de voz Google.
Pro: Tecnologías para gente con problemas de audición, seguridad de la plataforma Google.
Contras: Algunos problemas menores con el micrófono.
Chat y comunicaciones
Telegram
Aplicación de comunicaciones y chat , pionero en la seguridad de las comunicaciones encriptadas y privadas. Telegram ha sido una herramienta gratuita y un incansable competidor de Whatsapp.
Pro: Además de todo lo públicamente conocido, esta aplicación posee librerías para programadores abierta en las cuales uno puede hacer sus propios proyectos IOT.
Pro: Muy veloz en los tiempos de respuesta, comunicaciones encriptadas.
Contras: No se informan
Whatsapp
Aplicación de comunicaciones y chat que revolucionó el mercado de las comunicaciones como su análago Telegram. Esta aplicación permite compartir videos, realizar video conferencia, compartir imágenes y fotos, enviar audios.
Pro: Muy eficaz en todas sus funciones
Contras:No tiene salvo los períodos de caídas aleatorios por conexión.
QQ
Sistema de mensajería instantánea de China, con mas de 1 billón de cuentas activas, el cual logró tener la cantidad de 210 millones de usuarios conectados en simultáneos. Su servicios son juegos en línea, chat, voz, películas y video conferencia. Su origen data del año 1999. Su principal mercado es el Asiático, el más poblado del mundo. Tuvo algunas controversias con las seguridad de los datos de los usuarios y su destino final.
Pro: Por supuesto la cantidad de usuarios conectados de manera ilimitadas.
Contras: Poca relación con Occidente más que nada por la limitación idiomática.
Facebook Messenger
Es una de las aplicaciones que viene creciendo dentro de Facebook, un caballito de batalla que pretende retener a los usuarios por medio de una herramienta comunicacional. Permite el envío de audio y llamadas de videoconferencia.
Pro: Integrado con facebook, derivado de las interacciones de las redes sociales.
Contras: Debería ser una aplicación autónoma, pero esta vinculada a la retención de usuarios.
En la segunda parte continuaremos con la descripción del resto de las herramientas/servicio.
Conclusión parte 1
En lo casos de trabajos remotos siempre es aconsejable tener grabados los tiempos empleados, la mayoría de las aplicaciones tienen un registro de uso. De esta manera es posible justificar el tiempo activo en una empresa que tenga un horario fijo que cumplir. Independientemente de toda esta revisión las empresas generalmente tienen delineada una estrategia con el departamento de sistemas, esto es a los fines de calcular que herramienta será mas óptima para la infraestructura instalada y el cálculo determinado de prestaciones acorde al ancho de banda en servicio, cantidad de usuarios, etc.
Algunas aplicaciones poseen su estrategia de negocios en dirección al usuario cautivo, como es el caso de Facebook o de Google, las mismas están disponibles pero es como si tuvieran una relación estrecha con otros productos los cuales la persona que los utiliza termina vinculándose con ellos de manera inevitable.
Otra de las sugerencias es que en el hogar durante el horario de trabajo y con una conexión de internet con baja velocidad desconectar otras aplicaciones en línea como Netflix, Amazon u otros, ya que esto ralentiza el trabajo con el servidor, el cual no sólo afecta al ordenador hogareño sino también a aplicaciones de servidores multiusuarios.
A la hora de buscar productos de trabajos remotos también debe consultarse si los mismos están disponibles en aplicaciones móviles tanto Android como IOS, ya que tener una herramienta portátil da más libertad de acción.
Algunas empresa optan por un grupo de servicios en algunos casos como la mensajería por un servidor propio y las comunicaciones por otro.
Las marcas y empresas mencionadas en este artículo pertenecen a nombres y marcas registradas de sus propias empresas.
* Para comunicarse con el autor de este artículo escriba a [email protected]
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