Aclaro que en esta etapa uno de los documentos más importantes es el llamado “Documento de Solicitud de Cambio”, el cual tiene como principal objetivo modificar el alcance del proyecto lo que afectará su costo y tiempo. Es por esto que la mayoría de los proyectos donde no se gestiona este documento se convierten en proyectos de nunca acabar pues no analizan qué tan importante es el cambio y en qué magnitud lo afecta.
Otro elemento a tener en cuenta es la presentación de informes semanales o quincenales sobre los avances, con el fin de verificar y alimentar el cronograma de seguimiento del proyecto, pero siempre teniendo en cuenta qué porcentaje falta para terminar y no qué porcentaje de ejecución se tiene, ya que en muchas ocasiones se ha observado que nunca se tiene un reporte real, pues siempre que se actualizan o solicitan datos el proyecto nunca tienen retrasos, pero justamente estando al 90% de su desarrollo empieza a reflejar demoras injustificadas.
Clave 12: Para desarrollar de una manera efectiva el equipo del proyecto se debe plantear una figura de liderazgo y no de jerarquía, pues se nota la falta de disposición de algunos equipos proyectistas cuando se imponen jefes y no se tienen líderes de proyecto. Es importante que el líder tenga unas excelentes capacidades de comunicación que generen seguridad en lo que le transmite a su equipo y a sus Stakeholders, ya que de no hacerlo el éxito del proyecto puede estarse viendo afectado.
Adicionalmente el gerente del proyecto debe tener en cuenta las principales cualidades de cada uno de sus miembros colaboradores, con el fin de sacar el mayor beneficio en pro del proyecto, es por eso que esa habilidad de saber a quién le asigna determinadas funciones, de acuerdo a sus gustos y capacidades, hace que el proyectista se sienta complacido con las tareas que realiza.
Para esta entrega no se desarrollará el análisis del caso, ya que los temas tratados no pueden ser ejemplarizados debido a que se requiere de una tarea de campo o práctica.
En las siguientes publicaciones terminaremos con el tema de control y cierre, para que se entre a verificar qué elementos o herramientas informáticas se tienen para la gerencia de proyectos.
* Henry A. Rivera R. es Ingeniero Electrónico, Especialista en gerencia de proyectos, miembro del PMI Capítulo Colombia y con amplia experiencia en la planeación y ejecución de proyectos en el área de seguridad electrónica.
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| Planificación de un proyecto de seguridad (IV) |
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Clave 11: Es muy importante determinar cuál es el Stakeholder de mayor interés y poder, pues es la persona que más influirá en el desarrollo del proyecto y por lo tanto se debe mantener informada. Así como es igual de importante estar dispuestos a atender cualquier solicitud realizada y que siempre queden documentadas, con el fin que se lleve un registro de los cambios ocurridos durante el desarrollo del proyecto.Aclaro que en esta etapa uno de los documentos más importantes es el llamado “Documento de Solicitud de Cambio”, el cual tiene como principal objetivo modificar el alcance del proyecto lo que afectará su costo y tiempo. Es por esto que la mayoría de los proyectos donde no se gestiona este documento se convierten en proyectos de nunca acabar pues no analizan qué tan importante es el cambio y en qué magnitud lo afecta.
Otro elemento a tener en cuenta es la presentación de informes semanales o quincenales sobre los avances, con el fin de verificar y alimentar el cronograma de seguimiento del proyecto, pero siempre teniendo en cuenta qué porcentaje falta para terminar y no qué porcentaje de ejecución se tiene, ya que en muchas ocasiones se ha observado que nunca se tiene un reporte real, pues siempre que se actualizan o solicitan datos el proyecto nunca tienen retrasos, pero justamente estando al 90% de su desarrollo empieza a reflejar demoras injustificadas.
Otros temas de interés
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Clave 12: Para desarrollar de una manera efectiva el equipo del proyecto se debe plantear una figura de liderazgo y no de jerarquía, pues se nota la falta de disposición de algunos equipos proyectistas cuando se imponen jefes y no se tienen líderes de proyecto. Es importante que el líder tenga unas excelentes capacidades de comunicación que generen seguridad en lo que le transmite a su equipo y a sus Stakeholders, ya que de no hacerlo el éxito del proyecto puede estarse viendo afectado.
Adicionalmente el gerente del proyecto debe tener en cuenta las principales cualidades de cada uno de sus miembros colaboradores, con el fin de sacar el mayor beneficio en pro del proyecto, es por eso que esa habilidad de saber a quién le asigna determinadas funciones, de acuerdo a sus gustos y capacidades, hace que el proyectista se sienta complacido con las tareas que realiza.
Para esta entrega no se desarrollará el análisis del caso, ya que los temas tratados no pueden ser ejemplarizados debido a que se requiere de una tarea de campo o práctica.
En las siguientes publicaciones terminaremos con el tema de control y cierre, para que se entre a verificar qué elementos o herramientas informáticas se tienen para la gerencia de proyectos.
* Henry A. Rivera R. es Ingeniero Electrónico, Especialista en gerencia de proyectos, miembro del PMI Capítulo Colombia y con amplia experiencia en la planeación y ejecución de proyectos en el área de seguridad electrónica.
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