En esta oportunidad el autor dará pautas para ejecutar un proyecto de seguridad partiendo de una buena planificación, lo que garantizará una mejor ejecución.
Por: Henry A. Rivera*
En nuestra pasada edición adelantamos bastante camino en lo referente a la teoría y a las bases del PMI® para el desarrollo de proyectos. Por lo tanto, a partir de esta entrega lo que nos depara es empezar a dar las claves más importantes para la buena ejecución de un proyecto; pero como se ha dicho desde el principio: para un buen final es importante un buen inicio, es decir que requerimos de una buena planificación del proyecto a ejecutar.
Planificación adecuada de proyectos: Cuando hablamos de este tema, debemos tener en cuenta que esta afirmación no es caprichosa, pues como se vio en la entrega anterior el proceso gerencial con mayor número de subprocesos es el de planificación. Esto se debe a que entre más detallado esté el proceso de cómo se ejecutará el proyecto, menos opciones tendremos a equivocarnos en su desarrollo, ya que se han analizado las diferentes alternativas que se puedan presentar en el desarrollo del mismo, así como riesgos se pueden llegar a enfrentar y en la mayoría de los casos, cuáles son las expectativas de los interesados en el proyecto, es decir el cliente final o usuario, quien será el encargado de darle el visto bueno al proyecto.
Teniendo en cuenta lo anterior, podemos expresar la información en una gráfica, la cual inicia desde la recopilación de información de las partes interesadas del proyecto o Stakeholders y finaliza con el presupuesto del proyecto.
Analisis de Stakeholders: De acuerdo a lo planteado por el PMBOK®, se considera que los Stakeholders son aquellas personas u organizaciones que estarán directa y activamente involucradas en el proyecto, por lo tanto podrán influenciar en él de manera positiva o negativa, según su alto interés o poder. Por lo tanto, se tiene que, casi siempre, debemos tener en cuenta los siguientes roles para contar con un buen análisis de las partes interesadas:
• Gerente del proyecto: Es el responsable del desarrollo
del proyecto.
• Cliente: Será el encargado de utilizar el producto del
proyecto.
• Patrocinador: Persona u organización que aportará
los recursos financieros. En algunos casos puede ser el
mismo cliente.
• Equipo del proyecto: Personas que participarán en él.
Teniendo los anteriores Stakeholders como principales, se dará inicio al análisis independiente de cada uno de los mismos, teniendo en cuenta las siguientes variables: quiénes son los que más o menos poder tienen en el proyecto, cuáles son los de más o menos interés, cuáles son los principales intereses con respecto al proyecto, cuáles son las necesidades o expectativas de cada uno y si estas pueden verse en conflicto entre sí. Por último, qué información se requiere del proyecto y en qué momento.
Todo lo anterior con el fin de obtener una matriz que nos presentará los Stakeholders más importantes o los menos interesados, de tal manera que se tenga un gráfico.
Esta matriz también nos informará cómo deberán ser las formas de monitorear o informar a nuestros Stakeholders de forma adecuada.
Necesidades y expectativas: Luego de tener plenamente identificados y evaluados a nuestros Stakeholders se procederá a tomar las diferentes necesidades de cada uno, con el fin de listar los requerimientos del proyecto, que son la materia prima para determinar cuáles son los entregables. Este proceso también servirá para determinar una matriz de comunicaciones que será clave para mantener informados a nuestros Stakeholders, según sean sus necesidades o expectativas con respecto al proyecto.
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| Índice del Artículo |
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| Planificación de un proyecto de seguridad |
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En esta oportunidad el autor dará pautas para ejecutar un proyecto de seguridad partiendo de una buena planificación, lo que garantizará una mejor ejecución.Por: Henry A. Rivera*
En nuestra pasada edición adelantamos bastante camino en lo referente a la teoría y a las bases del PMI® para el desarrollo de proyectos. Por lo tanto, a partir de esta entrega lo que nos depara es empezar a dar las claves más importantes para la buena ejecución de un proyecto; pero como se ha dicho desde el principio: para un buen final es importante un buen inicio, es decir que requerimos de una buena planificación del proyecto a ejecutar.
Planificación adecuada de proyectos: Cuando hablamos de este tema, debemos tener en cuenta que esta afirmación no es caprichosa, pues como se vio en la entrega anterior el proceso gerencial con mayor número de subprocesos es el de planificación. Esto se debe a que entre más detallado esté el proceso de cómo se ejecutará el proyecto, menos opciones tendremos a equivocarnos en su desarrollo, ya que se han analizado las diferentes alternativas que se puedan presentar en el desarrollo del mismo, así como riesgos se pueden llegar a enfrentar y en la mayoría de los casos, cuáles son las expectativas de los interesados en el proyecto, es decir el cliente final o usuario, quien será el encargado de darle el visto bueno al proyecto.
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Analisis de Stakeholders: De acuerdo a lo planteado por el PMBOK®, se considera que los Stakeholders son aquellas personas u organizaciones que estarán directa y activamente involucradas en el proyecto, por lo tanto podrán influenciar en él de manera positiva o negativa, según su alto interés o poder. Por lo tanto, se tiene que, casi siempre, debemos tener en cuenta los siguientes roles para contar con un buen análisis de las partes interesadas:
• Gerente del proyecto: Es el responsable del desarrollo
del proyecto.
• Cliente: Será el encargado de utilizar el producto del
proyecto.
• Patrocinador: Persona u organización que aportará
los recursos financieros. En algunos casos puede ser el
mismo cliente.
• Equipo del proyecto: Personas que participarán en él.
Teniendo los anteriores Stakeholders como principales, se dará inicio al análisis independiente de cada uno de los mismos, teniendo en cuenta las siguientes variables: quiénes son los que más o menos poder tienen en el proyecto, cuáles son los de más o menos interés, cuáles son los principales intereses con respecto al proyecto, cuáles son las necesidades o expectativas de cada uno y si estas pueden verse en conflicto entre sí. Por último, qué información se requiere del proyecto y en qué momento.
Todo lo anterior con el fin de obtener una matriz que nos presentará los Stakeholders más importantes o los menos interesados, de tal manera que se tenga un gráfico.
Esta matriz también nos informará cómo deberán ser las formas de monitorear o informar a nuestros Stakeholders de forma adecuada.
Necesidades y expectativas: Luego de tener plenamente identificados y evaluados a nuestros Stakeholders se procederá a tomar las diferentes necesidades de cada uno, con el fin de listar los requerimientos del proyecto, que son la materia prima para determinar cuáles son los entregables. Este proceso también servirá para determinar una matriz de comunicaciones que será clave para mantener informados a nuestros Stakeholders, según sean sus necesidades o expectativas con respecto al proyecto.
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