Informacion perdida, ¿un hecho irreversible? Martes 17 de Marzo de 2009 14:43

El robo de equipos pone en entre dicho datos vitales de empresas y personas. Pero para prevenir esta situación, el colegio Kent del distrito de Washington, buscó la forma de proteger su información aunque sus computadoras fueran robadas.

por Osvaldo Callegari

Cuando un equipo portátil es sustraído en un aeropuerto o una convención provoca un cuestionamiento, ¿es posible recuperarlo?

Haciendo una analogía con los sistemas de incendio, decimos, ¿Para qué instalar tal sensor o tal panel si el lugar es muy seguro? Hasta que sucede lo impensable, se desata un siniestro y nos acordamos de que útil hubiera sido una detección temprana.

Lo mismo sucede con nuestra información, acorde a estudios recientes los ejecutivos priorizan su trabajo y obligaciones ante un respaldo de la información en tiempo y forma. Esto tiene una razón de ser, los respaldos suelen ser tediosos y generan gran pérdida de tiempo, por eso decimos que se arriesgan a que no suceda, similar a un incendio.

Protección por necesidad

Una escuela en el distrito de Washington, el colegio Kent, usa un sistema para controlar el inventario de sus computadoras y detectar el robo de equipos portátiles.

Con esta nueva herramienta la administración escolar realiza la gestión y control de notebooks.

A este colegio asisten 27,000 estudiantes de las comunidades de Kent, Covinton y Fairwood. Esta institución es reconocida por el esfuerzo de llevar las tecnologías de la información a clase.

Este distrito comenzó a integrar notebooks en sus programas desde 1998. Con el crecimiento de la comunidad de estudiantes, tuvo necesidad de controlar todo su parque informático para evitar robos y tener un preciso inventario, además de distribuir equitativamente equipos a lo largo de los cuarenta edificios que posee el distrito.

Inicialmente analizaron que estaban haciendo otros colegios en pos de buenas prácticas respecto de la problemática presentada.

Inicialmente el distrito puso en práctica un plan para testear el software Computrace de la compañía Absolute Software, lo implementaron en 90 computadoras Tablet. Pasada esta etapa con éxito lo ampliaron a sus 12,000 notebooks, más equipos de escritorio.

Con este producto para el manejo de notebooks redujeron significativamente el inventario anual a un reporte impreso de cinco minutos.

Actualización permanente con tecnología

El colegio Kent posee amplia experiencia en los beneficios que se obtienen con las computadoras móviles y los desarrollos que se pueden hacer en sus laboratorios.

El distrito posee una relación de 4 a 1 en promedio de los estudiantes que poseen equipos. Y con el programa Uno a Uno planean cambiar el proceso de aprendizaje asistiendo a cada alumno con un computador.

Para mantener la problación de computadoras al día, el colegio trabaja directamente con el fabricante para actualizar cada cuatro años el parque de notebooks y cada cinco las de escritorio, de esta manera los alumnos no trabajan con equipos que rondan la obsolecencia.

El director de tecnologías de la información de esta institución, Dr Thuan Nguyen, nos dijo: “nosotros experimentamos de primera mano el impacto de las computadoras portátiles en los alumnos en clase, hemos seleccionado 180 estudiantes de escuelas con bajo nivel y con un rango muy bajo en enseñanza, después de dos años de aplicar este plan los alumnos han alcanzado el mismo nivel que otras escuelas de mayor reputación. “Las nuevas estrategias institucionales y los equipos móviles son la razón primaria para esta fantástica mejora”.

Administrando las notebooks en clase: un desafío para IT

La institución Kent ha demostrado que las computadoras móviles (Notebooks, Netbooks) pueden ayudar a brindar una mejor educación para sus estudiantes. El desafío para el departamento IT del colegio fue tener que manejar la logistica de 12,000 computadores en las manos de estudiantes diseminados en 40 edificios.

Tratando de no re-inventar la rueda, Nguyen y su equipo analizaron como otros colegios administraban sus equipos. Dijo: “como educadores no tenemos que preocuparnos de competir con otros”. Consultando a los fabricantes de los equipos, les dijeron que había dos prioridades importantes: 1- saber donde estaba el computador 2- saber si el equipo habia sido vulnerado y/o robado. Ellos le recomendadon a Computrace para que los ayude en este proyecto.

¿Cómo la administración de activos afecta los fondos públicos?

En varios distritos los fondos para la administración de activos se logran a través de un proceso de dominio público. Cada cuatro años el distrito propone un plan detallado de los gastos que intervienen en la incorporación de tecnología. Este plan es revisado y votados en la comunidad y por los responsables por los fondos de los impuestos anuales de las propiedades.
Nguyen explica que “como los fondos del distrito son públicos, nos vemos obligados a tocar físicamente cada computadora para cumplir con los procedimientos reguladores del estado. Es muy importante que podamos demostrar la contabilidad de los fondos que recibimos de la comunidad, de modo que nosotros necesitabamos un plan para refrescar de 2500 a 3000 computadores cada verano. Este proceso era increíblemente tedioso. Antes de Computrace nosotros debíamos asignar 10 personas para controlar la ubicación de todas las computadoreas por un perído mayor a tres meses”.

“En la auditoría anual de notebooks, el personal IT debe localizar todas las computadoras escondidas en armarios, eran 10 personas con lectores de código de barra tratando de localizar 12000 computadores, era un esfuerzo enorme. Ahora con Computrace sabemos donde están todas las computadoras, lo que ante llevaba tres meses ahora lo hacemos en 5 minutos con un 99 por ciento de efectividad” agrega.

Computrace logra la administración de equipamientos en gran escala. La relación con el fabricante de los equipos hizo posible obtener Computrace integrado desde su fabricación.

Ahora Kent administra las computadoras móviles y de escritorio usando este sistema. Ingresando al centro de atención al cliente, Nguyen y su equipo tiene acceso indiscriminado a la información de cada computadora de la cual ellos son responsables, sus obligaciones son: ubicación, usuario activo, hardware y software instalado, estado de la protección de virus. También se realiza el control de software instalado, pues los estudiantes tienen prohibido instalar otro software que no sea el que les provee el colegio.

Cuando una computadora es sustraída, el sistema permite localizarla y en combinación con la policía recuperan el equipo. Computrace puede remotamente borrar todo el sistema cuando la notebook fue robada.

¿Cómo funciona?

Computrace instala un software que actúa como agente dentro del firmware de cada computadora durante el proceso de ensamblaje. Este agente actúa en silencio, llamando al centro de monitoreo diariamente reportando la información de la computadora, el equipo de IT de Kent puede acceder a esta información a través de un portal en línea de Absolute, centro de atención, en el cual se puede obtener una información completa de ese equipo.

Cuando una computadora equipada con Computrace se reporta como robada o sustraída, el agente de computrace envia una señal silenciosa sobre Internet al centro de monitoreo, proveyendole información crítica de su localización. Con el soporte sobre el firmware del equipo, el agente es capaz de sobrevivir a reinstalaciones del sistema operativo, formateos de disco rígidos, reemplazo de piezas y composición de imágenes de disco.

Disuadir el robo

Originalmente Computrace tenía la reputación de que era un disuasivo ante el robo y recuperación de sistema. Esto causó que Nguyen investigara el producto, “el distrito que visitamos nos dijo que el robo de notebook podía ser un obstáculo en un área tan extensa como la nuestra, de modo que buscamos ayuda en Computrace para recobrar computadoras robadas. Encontramos que podíamos hacer mucho más, pero en un distrito tan grande como el nuestro el tiempo era crucial para resolver el dilema”

Un viernes a la noche, unos ladrones ingresaron en un depósito de la escueal y se hicieron con un contenedor con 30 notebooks completas con todos los accesorios. Se notificó a la policía local. Nguyen reportó el robo al centro de recuperación Absolute. El sábado a la mañana una de las computadoras robadas reportó su ubicación.

El equipo de Absolute conformado por oficiales de la ley siguieron la computadoras hasta llegar a un individuo el cual decía que esa computadora la había comprado en un shopping, afortunadamente las dos computadoras siguiente dieron con los ladrones, los cuales fueron detenidos por la policía y enfrentan cargos por robo a una institución pública.

En otra ocasión, un director del colegio sufrió un robo de auto, donde le sustrajeron su notebook. Preocupado por la posibilidad de que la información cayera en manos de los ladrones para usarla en su contra, el centro de Kent optó por realizar un borrado remoto de los datos a esa computadora, eliminando toda información sensitiva del director, dejando a su vez inservible el equipo a los ladrones.

Este sistema dice Nguyen es un reaseguro de nuestros equipos/inversión. Ahora cuando compramos nuevas computadoras estamos más tranquilos debido a que tenemos un mejor respaldo sobre ellos.

Planes para el futuro

Como parte del programa Uno a Uno de notebooks. El distrito del colegio Kent planea llegar al promedio 1:1 e incrementar el parque de computadoras a 17,000 equipadas con Computrace. “Con la confianza que tenemos ahora, nosotros nos vemos en la obligación de proteger a nuestra comunidad expandiendo las inversiones en los laboratorios de computadoras”

Pasos para mejorar la seguridad de sus computadoras portátiles

•Conozca los riesgos. Las empresas abren sus redes a la fuerza de trabajo móvil, existe una gran exposición de los datos con grandes riesgos.
•Sea Proactivo. Si usted no puede identificar vulnerabilidades deje que alguien lo haga por usted. Tome cursos de organizaciones especializadas para mejorar su control, la seguridad de los datos es un blanco móvil que requiere especial atención.
•Use cables de sujección en notebooks como disuasivos visuales. No son del todo un método para impedir el robo, pero al forzarlos deja huellas sobre el equipo y ya no es tan fácil venderlo en el mercado de elementos robados.
•Cuando no utilice un equipo guárdelo en un lugar seguro. Los armarios de seguridad son convenientes para almacenar estos equipos, no los deje a la deriva o implemente una política de seguridad con sus empleados.
•No deje equipos en cualquier lugar. Un equipo dejado en el asiento trasero de un automóvil es una tentación para los ladrones. Trate de colocarlo en la baulera discretamente.
•Utilice otro tipo de bolsos para transportar notebook. Si utiliza los attachés estándar que traen las notebooks hoy en día, cualquiera sabe lo que lleva, para tal fin existen bolsos adaptados para disimular su contenido.
•Instale antivirus, cortafuegos y antispyware. Prevenga accesos no autorizados por medio de programas de encriptación.
•Respalde sus datos en períodos agendados. La programación de los backups por fecha son muy efectivos ante nuestro olvido.
•Cree un plan de contingencia. Identifique posibles daños, tenga procedimientos si tuviere un percance con su equipo, que medidas tomaría. Simule una situación real.
•Utilice programas de seguimiento ante robo de equipos. Con la posibilidad de nuevos productos sus equipos tienen mayor protección.

Las marcas y productos mencionados son marcas y productos registrados en sus respectivas empresas. Agradecimiento al director IT Dr Than Nguyen.

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